Что должен знать архивариус

Что должен знать архивариус

Архивариусом может выступать сотрудник архива или же хранитель документов. Должностные обязанности архивариуса на предприятии направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве. Поговорим о них подробно в этой статье.

Где может работать архивариус?

Должностные обязанности данного специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где наблюдается большой документооборот. Это могут быть страховые, финансовые предприятия, банки, государственные учреждения.

Также есть такая должность, как архивариус в суде. Обязанности его заключаются в ведении документооборота в данном учреждении.

Как возникла профессия?

В двадцатых годах 18 века Петр I издал " Генеральный регламент", в котором была прописана основа формирования управления государством в стране и который указывал на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус. Это был писец в суде, который занимался написанием различных актов, оформлением их в регистр.

С течением времени его функционал переступил через рамки судопроизводства, а профессия стала называться "архивариус". В 20 веке слово устарело, и на его смену пришла должность "архивист".

Основные положения

Архивариус – это технический исполнитель. Данную должность может занимать лицо, которое имеет профессиональное образование либо среднее образование и какие-либо оконченные курсы по данному направлению.

Работник может выдвигаться на вакантное место и быть уволенным руководством компании.

Что обязан осуществлять архивариус?

Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:

  • формирование архива: он может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде;
  • прием корреспонденции, которая поступает в компанию, фиксирование и подшивка в архив;
  • выдача копий архивных документов либо во временное пользование оригиналов файлов, находящихся в архиве;
  • формирование отчета по своей деятельности.

Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:

  • предоставление документации в компанию, из которой был сделан запрос;
  • соблюдение правил безопасности в помещении архива и их контроль.

Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:

  • различного рода акты, положения, касающиеся его работы;
  • порядок по приему и сдаче документации в архив, методы и способы ее хранения и применения;
  • единая система по делопроизводству, принятая на уровне государства;
  • методы формирования описи документов, их краткого описания, актов по уничтожению документации;
  • порядок подготовки документов к хранению и применению;
  • порядок учета и формирования отчетности;
  • организационная структура компании;
  • навыки работы на ПК на уровне профессионала;
  • методы работы с офисной техникой на уровне продвинутого пользователя;
  • навыки работы с колоссальными объемами информации;
  • трудовое законодательство РФ.

Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным ("архивное дело", "документоведение"), так и неоконченное высшее. Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.

Достоинства и недостатки должности

Профессия "архивариус", обязанности которой изложены в данной статье, имеет свои плюсы и минусы.

  • несложная работа в физическом плане;
  • не обязательно получать специальное образование.
  • большинство работников считают ее самой скучной профессией;
  • невысокий уровень оплаты труда;
  • практически нет карьерного роста.

Уровень заработной платы архивариуса

Размер оплаты труда данного работника может быть от 20 000 до 70 000 рублей. Уровень зарплаты зависит от региона, объема работ и прочих нюансов. Размер средней заработной платы – 45 000 рублей.

Итоговые положения

Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.

Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:

  • отличная память;
  • умение осуществлять анализ колоссального объема информации;
  • умение обращать внимание на детали;
  • навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
  • способность осуществлять длительный срок мелкую монотонную работу;
  • тонкая ручная моторика.

Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:

  • умение организовывать;
  • аккуратность;
  • упорство;
  • умение контролировать себя;
  • четкость;
  • усидчивость;
  • педантичность, собранность.

Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:

  • неаккуратность;
  • узкий кругозор;
  • неумение организовывать себя;
  • невнимательность;
  • импульсивность.

Основные виды деятельности по профессии "архивариус":

  • обязанности поддержания документов в сохранности;
  • отслеживание применения документов;
  • выдача по запросам документов, справок;
  • формирование списка документации, которую надо сдать на хранение;
  • прием документации на хранение на долгий срок;
  • проверка грамотности и правильности оформления входящей информации;
  • создание системы входящей информации;
  • отправление сведений по делам в государственный архив;
  • формирование описи документации, которая есть в архиве.
Читайте также:  Как вернуть билеты редкасса

Права архивариуса

Сотрудник обладает такими правами:

  • знать о проектах и решениях руководства компании, которые касаются его работы;
  • выдвигать рекомендации по улучшению своего функционала;
  • в рамках своей должности и инструкции уведомлять вышестоящее руководство в случае обнаружения недостатков в ходе выполнения своей работы, выдвигать предложения по их устранению;
  • просить у вышестоящего руководства или остальных сотрудников всю документацию, которая нужна для осуществления своих обязанностей;
  • обращаться к руководству предприятия для получения помощи и поддержки для выполнения прописанных должностных обязанностей.

Ответственность

Данный сотрудник ответственен в рамках законодательства о труде за полноценное выполнение своих обязанностей.

Рассматривая административный и уголовный аспект деятельности, можно сказать, что архивариус ответственен за допущенные в ходе работы нарушения. В рамках Гражданского кодекса и законодательства о труде РФ – за нанесение материального вреда.

Родственные профессии

Документовед, библиотекарь, секретарь, делопроизводитель, историк, историк-архивист, менеджер по работе с персоналом, паспортист

Сфера профессиональной деятельности

  • Наука
  • Образование
  • Социальная сфера

Классификация профессии

  • Может быть отнесена к типам профессии:
  1. «Человек – Знак» (специалисты архивной службы работают с различными документами).
  • Класс профессии: исполнительский (по характеру труда профессия предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач по заданному образцу, с четким соблюдением установленных правил, нормативов, инструкций).
  • Тип профессии по условиям труда: работа в «комнатных» условиях.

Описание профессии

Архивариус – сотрудник, занимающийся учетом и систематизацией документов и материалов в архивных подразделениях предприятий и организаций.

Основная деятельность архивариуса связана с обеспечением сохранности, порядка хранения и использования документов и материалов.

К основным обязанностям архивариуса относятся:

  • обеспечение хранения документов;
  • контроль за использованием документации;
  • выдача документов и справок из сводок для пользования;
  • подбор документов по запросу заинтересованных лиц;
  • участие в составлении списка документов, подлежащих хранению;
  • прием от канцелярии учреждения и его подразделений дел постоянного и длительного хранения;
  • проверка правильности оформления поступающей документации;
  • систематизация информации, поступающей документации (составление описаний, картотек и др.);
  • предоставление сведений о делах в государственный архив;
  • уничтожения дел после окончания срока их хранения;
  • составления описи материалов, находящихся в архиве;
  • участие в проведении экспертизы (оценки) ценности архивных документов.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

К профессионально важным качествам архивариуса относятся:

  • хорошая долговременная и оперативная память;
  • развитое внимание к деталям, цифрам, символам, знакам и пр.;
  • тип мышления, направленный на запоминание и анализ большого массива информации;
  • склонность к работе с документацией;
  • способность заниматься длительное время монотонной работой, требующей повышенной концентрации внимания;
  • организованность;
  • аккуратность;
  • пунктуальность.

Специалист в области архивной работы должен обладать такими личностными качествами, как:

  • внимательность;
  • педантичность;
  • аккуратность;
  • организованность;
  • дисциплинированность;
  • собранность;
  • спокойствие;
  • усидчивость;
  • терпеливость;
  • сосредоточенность;
  • ответственность;
  • самоконтроль.

Медицинские противопоказания

  • Заболевания центральной нервной системы различной этиологии с двигательными и чувствительными нарушениями, расстройствами координации, когнитивными и интеллектуальными нарушениями.
  • Нарколепсия и катаплексия.
  • Заболевания, сопровождающиеся расстройствами сознания: эпилепсия и эпилептические синдромы различной этиологии и др.
  • Психические заболевания с тяжелыми, стойкими или часто обостряющимися болезненными проявлениями.
  • Алкоголизм, токсикомания, наркомания.
  • Активные формы туберкулеза любой локализации.
  • Хронические гепатиты, циррозы печени и другие заболевания печени.
  • Миопия высокой степени или осложненная близорукость.
  • Катаракта осложненная.
  • Дегенеративно-дистрофические заболевания сетчатки глаз, глаукома любой стадии при нестабилизированном течении.
  • Хронические, рецидивирующие формы инфекционных и паразитарных заболеваний.
  • Аллергические заболевания верхних дыхательных путей.

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 12 апреля 2011 г. N 302н

Требования к профессиональной подготовке

Архивариус должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела;
  • порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
  • единую государственную систему делопроизводства;
  • порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
  • порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
  • порядок ведения учета и составления отчетности;
  • структуру предприятия (организации), основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила эксплуатации технических средств;
  • основы трудового законодательства, правила и нормы охраны труда.

Архивариус должен уметь:

  • составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями государственной системы документационного обеспечения управления; применять государственные и международные стандарты по работе с документацией;
  • оформлять номенклатуру дел;
  • создавать каталоги и базы данных;
  • составлять справки с использованием архивных материалов;
  • применять современные средства компьютерной и оргтехники.
Читайте также:  Компенсация морального вреда за смерть близкого родственника

Архивариусы со времен древности отвечали за сохранность письменных документов. Эта должность была учреждена в каждом музее, книгохранилище и библиотеке. Узнайте, чем занимается и где востребован сегодня такой специалист.

История возникновения

В процессе археологических раскопок, проводившихся на территории древних Греции, Египта и Рима, исследователи находили образцы письменности, которые были собраны особым образом. В дошедших до наших дней летописях содержались четкие предписания о методах ведения ценных документов. Соответственно, можно заключить, что архивариусы существовали еще в эпоху глубокой древности.

Уже само наличие отдельных помещений, где хранились важные письмена, говорит о том, что культура социума того времени находилась на высоком уровне. Ведь архив нужен не только для хранения памяти об исторических событиях. Это база, имеющая научный и прикладной характер.

В России профессия «архивариус» появилась благодаря императору Петру I. Официально это событие зафиксировано в «Генеральном регламенте», изданном в 1720 году.

Согласно этому документу, государственным органам власти предписывалось учредить архивы и открыть должность госслужащего, который должен был «письма прилежно собирать, оным реестры чинить и листы перемечивать…». Это краткая характеристика, объясняющая, кто такой архивариус и чем он должен заниматься.

В первые годы после Октябрьской революции каждое госучреждение имело четко организованный документооборот. В обязательном порядке архивировались сведения о подвергшихся национализации усадьбах, монастырях, церквях. Сохранялись материалы о великих народных деятелях – ученых, художниках и композиторах. Уничтожать такие собрания документов строго запрещалось. Их сохранность контролировал архивариус.

С 2002 года календарь профессиональных праздников пополнился Днем архивиста. Отмечают его 10 марта.

Описание профессии

Латинское слово archivarius переводится как «начальник архива». Словарь Ушакова дает несколько другое определение – «заведующий архивом». По сути, это одно и то же.

Кто же такой архивист? Это работник специализированного учреждения или отела любого предприятия, в котором хранятся старые документы, отвечающий за их сохранность. Его основная задача заключается в том, чтобы наладить правильную и бесперебойную работу, а также следить за документооборотом.

Для работы архивариусу нужны:

  1. Отличные знания системы государственного делопроизводства и законодательных норм.
  2. Понимание правил оформления, эксплуатации и хранения деловой документации.
  3. Умение вести отчетность.

Востребованность

Профессия архивариуса востребована в разных сферах. К примеру, в органах записи актов гражданского состояния (загсах) ее представители учитывают рождаемость и смертность, хранят копии свидетельств о рождении, о браке и другие важные документы.

Музейный архивариус систематизирует экспонаты по периодам истории, разделам и видам. Архивист колледжа, техникума, училища или вуза хранит и учитывает записи студентов, копии дипломов, а также записи, сделанные в трудовой книжке каждого сотрудника.

Не обойтись без архивариуса и в сфере медицины. Деятельность поликлинических учреждений и больниц требует корректного хранения и систематизации медицинских карточек, а также историй болезни пациентов. В научных институтах архивист несет ответственность за сохранность записей докторов, занимавшихся изучением заболеваний.

Кроме того, архивариус может сотрудничать с частным лицом. Если состоятельная семья желает получить помощь в составлении своей генеалогии или упорядочить внушительную коллекцию документов, она прибегает к услугам архивиста.

Обучение

Учиться на архивариуса можно в среднем специальном или высшем учебном заведении в разных городах России. По уровню престижности, конечно, лидируют Москва и Санкт-Петербург.

«Архивариус» – одна из специальностей в составе целого направления под названием «Архивоведение и документоведение». Оно предполагает подготовку не только архивиста, но и библиотекаря, секретаря и пресс-секретаря, историка-архивиста, музеолога, кадровика.

Если вы планируете поступать в один из московских колледжей, рекомендуем обратить внимание на эти ссузы:

  • Областной колледж искусств.
  • Колледж автоматизации и информационных технологий.

Вузов, ведущих подготовку специалистов по упомянутому направлению, в России достаточно много. Приведем несколько примеров:

  • Российская экономическая школа (Москва).
  • Государственный институт русского языка имени А. С. Пушкина (Москва).
  • Московский институт международных отношений (МГИМО).
  • Ленинградский госуниверситет им. А. С. Пушкина.
  • Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов.
  • Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.

Для поступления в вуз потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку и литературе, обществознанию и истории. Чем больше баллов вы наберете, тем выше шансы пройти на бюджетную форму обучения, где вам будут платить небольшую, но стипендию.

Список обязанностей

В крупных компаниях сегодня почти вся работа переведена в электронный формат. Однако наиболее важные и ценные материалы, которые имеют продолжительный срок хранения, все-таки распечатывают и отдают на сохранение в архив.

Читайте также:  Как быть юридически подкованным

Основная задача архивариуса заключается в учете и систематизации каждого входящего и внутреннего материала, который вышел из текущего документооборота и, как говорится, «ушел в архив». Также этот специалист несет ответственность за то, чтобы все документы хранились в строгом соответствии с установленными правилами, нормами и условиями.

Кроме того, архивариус обязан:

  • правильно и грамотно оформлять исходящую и поступающую в заведение документацию;
  • составлять описания документов;
  • вести специальные учетные базы;
  • знать шифры и уметь маркировать списки;
  • выдавать справки;
  • систематизировать имеющиеся материалы и размещать их на предназначенных для этого стеллажах;
  • участвовать в комиссиях, по решению которых списывается или уничтожается устаревшая документация;
  • соблюдать правила противопожарной безопасности в помещении, не допускать их нарушения.

Требования работодателя

Работа архивариуса достаточно сложная. Человек, занимающий эту должность, несет высокую ответственность. Соответственно, и требований к соискателю довольно много. Кто-то, возможно, сочтет их чересчур строгими. Однако все они призваны минимизировать количество ошибок, причиной которых обычно становится человеческий фактор.

Чтобы быстро трудоустроиться и успешно работать с перспективой дальнейшего карьерного роста, архивариус должен:

  1. Знать нормативные акты, положения и инструкции по работе с архивом.
  2. Знать ПК на уровне уверенного пользователя (уметь свободно работать в Word, Excel и пользоваться специальными программами электронного документооборота).
  3. Уметь обращаться с различной офисной техникой (факс, принтер, сканер, копировальный аппарат и так далее).
  4. Обрабатывать большие объемы информации.
  5. Иметь среднее специальное либо высшее образование (последнее – предпочтительно).
  6. Обладать чистой, грамотной речью – не только устной, но и письменной.
  7. Уметь правильно составлять разные документы и отчеты.

Личные качества

Основная деятельность архивариуса – работа с очень большими объемами информации. Ведь каждую бумажку надо внимательно прочитать, затем зарегистрировать и назначить ей срок хранения.

Заниматься столь кропотливым и однообразным делом способен далеко не каждый. Поэтому работодатель не только предъявляет к соискателю этой должности квалификационные требования, но и оценивает его личностные качества.

Хороший архивариус обладает:

  • аналитическими способностями;
  • скрупулезностью;
  • склонностью к самоконтролю;
  • внимательностью;
  • любовью к порядку и систематизации;
  • дисциплинированностью и организованностью;
  • пунктуальностью;
  • усидчивостью и терпеливостью;
  • сосредоточенностью.

Заработная плата

Сразу отметим, что зарплата архивариуса невысока. На ее размер влияют имеющаяся степень квалификации и трудовой стаж работника, а также регион.

Согласно информации, предоставляемой популярными сайтами по трудоустройству, минимальная заработная плата архивиста в России составляет 14 700 рублей, максимальная – 88 400 рублей. Средний показатель – 31 000 рублей.

Статистика ежемесячного дохода архивариуса по регионам и городам:

  • Москва – от 30 000 до 33 000 рублей;
  • Санкт-Петербург – 25 000 рублей;
  • Красноярск – 24 000 рублей;
  • Пермь – 20 000 рублей;
  • Тюмень и Иркутск – 18 000 рублей;
  • Нижний Новгород – 17 000 рублей;
  • Краснодар – 16 000 рублей;
  • Уфа – 15 000 рублей.

Построение карьеры

Продвижение по карьерной лестнице для архивариуса становится возможным лишь при условии освоения смежных профессий (например, культуролог, историк). Параллельно ему потребуется постоянно работать над повышением собственного квалификационного уровня.

Профессиональный рост архивиста может иметь управленческое направление. Пополняя багаж своих знаний, совершенствуя умения и навыки, такой специалист способен со временем занять должность руководителя соответствующего структурного подразделения в организации или учреждении.

Плюсы и минусы

Среди основных преимуществ профессии архивариуса можно назвать:

  • работа в спокойной обстановке;
  • отсутствие спешки;
  • минимум стрессогенности;
  • возможность развития и совершенствования профессиональных и личностных качеств, повышения квалификационного уровня.

Сами архивариусы к недостаткам причисляют:

  • низкий уровень оплаты труда;
  • медицинские противопоказания (заболевания глаз, нервной системы, аллергия);
  • работа в одиночестве;
  • дефицит вакансий.

Перспективность профессии

Агентство стратегических инициатив выполнило анализ современного рынка труда и определило ряд профессий, которые должны исчезнуть в течение ближайших десяти лет. В этот список попал и архивариус. Почему же его причислили к «пенсионерам»?

Пройдет совсем немного времени – и все библиотеки и архивы оцифруют. Доступ к любой информации можно будет получить круглосуточно из любого уголка земного шара. Это станет настоящей революцией в библиотечном деле и архивоведении.

Библиотекаря и архивариуса в сегодняшнем понимании профессии уже не будет. Однако не спешите расстраиваться. Вся деятельность, связанная с управлением архивными документами, перейдет в интернет. К тому же кто-то же должен будет хранить подлинники оцифрованных документов.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector