Передача дел на время отпуска образец

Передача дел на время отпуска образец

«Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.»

Конституция РФ, Статья 37

Давно доказано, что люди, которые регулярно отдыхают, работают эффективнее. Поэтому отпуска проектной команды стоит воспринимать не как неизбежное зло, а как способ повышения ее продуктивности. Поэтому, если риска нельзя избежать – его можно смягчить. А правильно выстроенный процесс планирования отпусков и передачи дел – залог успеха. В статье будет рассмотрен практический опыт организации управления плановыми отпусками проектной команды и руководителей проектов для снижения влияния отсутствия ключевых сотрудников на проект.

Работу по организации работы с отпусками и плановыми отсутствиями можно разделить на следующие составляющие: планирование, сама передача дел и обратная связь. Давайте посмотрим более детально на каждый из этих пунктов.

Планирование отпусков

Планирование отпусков разделяется на долгосрочное и краткосрочное (итерационное). Мы живем в динамичном мире, и с ростом уровня ответственности и автономности сотрудников растет и уровень неопределенности. Сейчас, в отличие от Советского союза, очень сложно за год определить, в какие даты ты захочешь (и сможешь!) пойти в отпуск, вписать это в график отпусков и больше к этому вопросу не возвращаться. И заполнение формы Т-7, хоть и обновленной в 2004 году, нам тут не поможет.

Тем не менее, это не значит, что в проектной деятельности планировать отпуска не нужно. Нужно! Но при этом необходимо понимать, что однажды запланировав, к этому плану нужно регулярно возвращаться и пересматривать.

Долгосрочное планирование

Итак, для долгосрочного планирования на каждый календарный год ведется график доступности сотрудников, в котором разным цветом помечаются плановые и фактические дни отсутствия (командировки, отгулы, отпуска, нахождение в дороге, так называемые «свободные вахты» и проч.). В цветовую кодировку в том числе заложена информация о том, будет ли человек в это время доступен по почте или по телефону (например, если он находится в дороге или в вечернее время при нахождении в командировке), или нет (отпуск, отгул).

График составляется в декабре на следующий календарный год. При этом лучше избегать ситуации «руководитель проекта разослал всем письмо с просьбой отметить свой отпуск», так как практика показывает, что таких сознательных сотрудников мало, и кто-нибудь, даже несмотря на ваши напоминания, про заполнение забудет.

Лучше выделить на это 15-20 минут и с каждой группой быстро пройти по списку и внести необходимые изменения. Разумеется, всех нужно за несколько дней предупредить, чтобы у людей была возможность обсудить вопрос с семьей и с коллегами. Состав группы определяется в зависимости от специфики отпусков, деятельности в проекте, страны (как удобнее), а размер не должен превышать золотого стандарта «семь плюс-минус два», иначе управлять этой встречей будет сложно.

Если вы управляете международными проектами, в которые вовлечены команды из разных стран — нелишним будет включить в план отпусков государственные праздники каждой страны если они будут идти больше одного дня подряд. Например, ночной кошмар любого иностранного руководителя проекта – это российские десятидневные январские каникулы. А когда они накладываются на отсутствие европейцев, начиная с 24 декабря (католическое Рождество) – то проект фактически может остановиться почти на месяц. Это лучше предусмотреть заранее и передать дела всей команды тем, кто будет «на посту» в другой стране, настолько, насколько это возможно.

Далее планирование проектов и работы сотрудников осуществляется с учетом этого графика.

Краткосрочное (итерационное) планирование

После того, как составлен годовой график, мы возвращаемся к нему примерно раз в месяц. Также, как и с годовым графиком, буквально в течение 15 минут команда проходит по списку и при необходимости делаются изменения, добавляются вновь запланированные активности и отпуска, при необходимости разрешаются конфликты отпусков и делается оценка рисков. Общее правило тут – планировать свое отсутствие минимум за 2 месяца. При переносе отпуска в рамках этого правила команда сверяется с планом проекта и отпусками других сотрудников и, если не возникает конфликта, отпуск переносится. Если на указанное время уже запланирован отпуск другого человека, а отпустить одновременно обоих нельзя – предлагаются варианты, возможно, какой-то сдвиг отпуска, но, разумеется, в привилегированном положении находится тот, кто запланировал свое отсутствие на эти даты ранее.

Сам процесс в начале каждого проекта в обязательном порядке проговаривается и протоколируется или закрепляется письмом после встречи, чтобы избежать ситуации, когда кого-то эти правила не устраивают, и на встречах, посвященных планированию отпусков, возникают жаркие дебаты. Если в проект приходит новый человек – в рамках ознакомления с проектом его в обязательном порядке знакомят и с этим процессом и просят сразу внести информацию о своих отпусках.

При планировании менее чем за 2 месяца (а как правило на этот период уже есть достаточно детальный список работ для каждого сотрудника) происходит обсуждение с командой на предмет того, как человек планирует закрывать свои задачи – передавать кому-то, успевать за время, посвященное основной работе (для матричных структур), как-то оптимизировать работу? Учитывая, что на это тратится общее время, человек получает легкое неодобрение от коллектива и в следующий раз старается подходить к планированию более ответственно.

Если человек хочет поехать в отпуск или в неплановую командировку (например, на конференцию) меньше чем за месяц – к встрече он должен иметь с собой очень детальную оценку рисков, связанных с его отсутствием и конкретный список действий по каждой из запланированных на него задач на этот период – когда и каким образом он собирается их выполнять. На практике в таких случаях люди заранее приходят к руководителю проекта и обсуждают вопрос с ним, чтобы попытаться вместе найти резервы времени или какие-то обходные пути. Одновременно с этим при планировании в последнюю минуту для человека происходит понижение приоритета ухода в отпуск – то есть те, кто запланировал все в последний момент, в следующий раз не идут в отпуск по умолчанию, если у кто-то другой хочет пойти в эти же даты (при одновременном запросе).

Таким образом мы обеспечиваем стабильный процесс по поддержанию актуальности информации о плановых отсутствиях членов проектной команды, мотивируем людей планировать заранее и брать на себя ответственность за свое отсутствие перед командой.

Может показаться, что в таком простом процессе не стоит все так усложнять. Да, конечно, если в проектной команде 3 человека, то, скорее всего, руководитель проекта и так наизусть помнит, когда и насколько они идут в отпуск. А если не 3, а 30? И из этих 30 часть работают вахтами, часть – европейцы, часть – индусы, а управление в Москве? Сможете удержать в голове всю информацию? И какова вероятность, что она изменится во времени (например, человеку внезапно придется продлить вахту, а потом он пойдет в дополнительный отпуск)? В работе с отпусками, как и в управлении проектами в целом, нужно исходить из принципа разумности и применимости конкретного инструмента.

Большой плюс использования формального подхода – вы с самого начала строите в проекте четкий процесс коммуникации, общий для всех, и, как правило, дальнейшие процессы наладить уже проще.

Передача дел

Подготовка передачи дел

Как было сказано выше, планируя уход в отпуск, человек «по умолчанию» соглашается с тем, что завершит к этому моменту все запланированные на него работы либо передаст их согласованный объем в таком виде, чтобы с ним легко справился другой член команды проекта.

При этом задачи, отличные от задач контроля, передавать другому человеку запрещено. В крайнем случае такие кейсы рассматриваются в индивидуальном порядке. То есть передать «я отправил ТЗ на согласование, нужно 1 числа узнать статус и, если все согласовали, передать тому-то в работу» можно, а вот «допиши за меня здесь оценку рисков утери информации, я не успею до отпуска» — нельзя, чтобы не было искушения свалить на коллегу часть своей работы. Учитывая то, что в проектах отпуска заранее планируются, как правило, сложности передача в таком виде не представляет.

Работа по передаче знаний включается в план и объем проекта при его планировании, но в небольшом объеме (в пределах 2 часов на человека на 1 отпуск более недели). Передача всех дел сотрудником по возможности осуществляется одному человеку, реже – двум и более людям (сложнее управлять).

Для передачи знаний при уходе готовится так называемые handover-файл в Excel, по одному файлу для каждого назначенного ответственного. В названии файла указывается период отпуска, кто и кому передает работы, например 15.02.2016-22.02.2016 – Bazhanova Handover2Petrov.xlsx.

Ответственных сотрудник определяет сам и договаривается с ними тоже сам (во-первых, повышается уровень личной ответственности, во-вторых – улучшаются горизонтальные связи). В случаях, когда какие-то из его задач все коллеги брать отказывается – эскалирует на руководителя проекта, и тот назначает ответственного сам.

На основной вкладке «Handover» указываются:

  1. Наименование проекта – бывают ситуации, когда одному человеку одновременно передают дела несколько коллег, и наименование проекта позволит ему не запутаться.
  2. Статус – выдающий список со статусами план/сделано/не сделано, в котором исполнитель отвечает статус выполнения задачи.
  3. Задача – детальное описание того, что нужно сделать.
  4. Когда – указана дата или период дат, в который нужно выполнить задачу.
  5. Замечания исполнителя – здесь сотрудник, которому переданы дела, указывает результат работы и оставляет свои комментарии.
  6. Черный блокнотик – некая «маленькая черная книжечка», в которую исполнитель пишет свои замечания по качеству передачи данного дела.
Читайте также:  Vo13010 код валютной операции что означает

На отдельной вкладке «Контакты» приводятся данные обо всех людях, с которыми исполнителю, возможно, придется взаимодействовать для успешного выполнения переданных ему задач.

Пример файла с передачей задач на время отпуска

Проект Статус Задача Когда Замечания исполнителя Черный блокнотик
Проект 1 План Проконтролировать, что все аналитики подготовили презентации по своим направлениям для отчета на управляющем комитете 24.02.2016. Спросить руководителя отдела архитектуры и руководителя службы поддержки, есть ли у них вопросы по презентациям (чтобы не задавали на самой встрече). 18.02.2016 Все презентации сделаны (16.02 напомнил, 19.02 все прислали финальные варианты). У архитекторов и поддержки были вопросы, их закрыл, изменения в презентацию внесли. Подробности см. в почте. Не было указано, где брать шаблон для презентации (аналитики делают ее в первый раз), перерыли весь SharePoint, потратили 40 минут.

В результате пришлось запросить у начальника отдела.

Проект 1 План Согласовать и передать в оплату счета за первую и вторую фазы проекта (220 000 р. и 810 000 руб. соответственно) 22.02.2016, если счет не придет до этого дня – то как только придет. Первый счет передал в оплату, второй счет пришел на 940 000 руб., поднял контракт — оказалось, был еще допник на 30 000 руб. Проверил, что эти работы тоже выполнены, отдал в оплату. Как можно было не сказать мне про допник, в SAP же все есть?
Компания Кто Роль Контакты Комментарий
Альфа Мария Иванова Аналитик Общение с аналитиками Альфы идет только через их JIRA. Писать вот сюда с темой: Alpha (PRO-850) Аудит
Альфа Петр Сергеев Руководитель отдела аналитики Тел. +7 ХХХ ХХХ ХХ ХХ, p.sergeev@alpha.ru

Наша основная точка эскалации, если аналитики Альфы косячят.

Имеем ввиду, что он сидит в Лондоне, разница во времени – 3 часа (GMT).

На практике автора и график отпусков, и handover-файл удобнее всего оказалось вести в Excel, каким бы рудиментом это не казалось. Пробовали использовать для этого JIRA, Outlook и другие инструменты, но не пошло. Во-многом потому, что в любом проекте есть люди, очень далекие от компьютера и от ИТ в целом, и для них работу с Excel воспринять проще, чем «все эти новомодные штучки».

После подготовки файла сотрудник знакомит ответственного с его задачами и отвечает на вопросы, если нужно.

Еще до ухода в отпуск сотрудник планирует короткие встречи со всеми, кому он передал дела (по отдельности, разумеется) для того, чтобы получить актуальную информацию о статусе выполнения работ.

Как правило, встреча по передаче дел имеет типовую тему “Handover Bazhanova2Petrov – Project 1/Project 3”, а встреча по результатам — “Handover back Petrov2Bazhanova – Project 1/Project 3”. Это дает возможность не изобретать каждый раз велосипед и стандартизировать работу.

Во время отсутствия сотрудника

Немаловажно, что за время подготовки handover-файла сотрудник «прокручивает» в голове работу по шагам и выявляет возможные риски, которые он либо закрывает до ухода в отпуск либо указывает сценарии реагирования на них («если опять не будет работать SharePoint – можно взять последнюю версию презентации у Ивана Смирнова, см. вкладку «Контакты»).

Поэтому важно именно записать всю работу, которую необходимо сделать, а не ограничиваться «да я просто расскажу Роману, что делать, он же в теме». Во-первых, наличие написанного текста исключает ситуацию «да я же это передавал, Алексей забыл просто», а во-вторых — при использовании подобного подхода вероятность какого-то коллапса на проекте из-за отсутствия сотрудника минимизирована, и, как правило, необходимости беспокоить его в отпуске нет.

Автор статьи категорически против того, чтобы звонить сотруднику на мобильный телефон или тем более требовать регулярного подключения к сети компании (почта и проч.). В случае какого-то сбоя в коммуникации лучше писать сотруднику в Facebook или связываться с ним другим заранее обговоренным способом (например, по личной почте). Это коммуникация типа «pull», которая не «выдергивает» человека из отпускного настроения, когда он где-нибудь в Таиланде катается на слоне, не принуждает его к немедленной реакции, и не создает лишнего стресса, в котором нет необходимости. Плюс сотрудник получает время обдумать вопрос и ответить на него максимально полно, чтобы минимизировать последующие запросы информации и помочь коллегам эффективно решить вопрос в его отсутствие.

Обратная связь

Если передача дел была проведена некачественно, и во время отсутствия сотрудника тот, кому делегировали работу, по этой причине плохо с ней справляется или не справляется вообще (не хватает информации, нет контактов нужных людей и проч.) – он в обязательном порядке информирует об этом руководителя проекта с двумя целями: получить помощь (если это возможно) и обозначить проблему в процессе, чтобы это было донесено до всей команды проекта на следующей встрече по планированию отпусков. Как правило, это касается какой-то специфики проекта: не выложили код куда надо, не выдали права на нужную директорию, не указали код обращения в какую-нибудь немецкую компанию-вендор, статус которого нужно было контролировать, забыли вписать контакты переводчика с немецкого на английский и проч.

Чтобы уменьшить вероятность некачественной передачи дел при своем первом уходе в отпуск во время проекта сотрудник в обязательном порядке согласует заполненный handover-файл с руководителем проекта. Руководителю проекта лучше известны интеграционные процессы в проекте, и он может дать какие-то ценные комментарии по содержанию и проконтролировать полноту подготовки файла в том случае, если человек делает это в первый раз.

После того, как человек возвращается из отпуска, он «забирает» свои дела обратно на заранее запланированной встрече и обсуждает с тем, кому он передавал дела, что пошло не так (используя «черный блокнотик»), чтобы не совершать таких ошибок в будущем. При необходимости во встрече участвует руководитель проекта (по желанию того, кому были переданы дела), чтобы обсудить возникшие в работе проблемы и определиться с их решением при следующих отсутствиях сотрудника.

Описанные выше процесс передачи дел, конечно, не является «волшебной таблеткой» и не гарантирует, что вы даже не заметите отсутствия сотрудника. Специфика проектной деятельности в том, что она уникальна, и предусмотреть все нельзя. Конечно, всегда будут ситуации, когда вам придется, посмотрев в подготовленный handover-файл, не отпустить человека в отпуск, но, как правило, это происходит исключительно из-за ошибок данного конкретного человека и по его собственной вине (не выполнена в срок работа, но не из-за внешних, а из-за внутренних факторов – поленился детально оценить, съездил на неделю на конференцию, пообещав все наверстать, и проч.). Также всегда может случиться что-то, что запланировать было нельзя или очень сложно, и тому, кому была передана работа, придется работать больше или в ущерб своим задачам.

Поэтому важно понимать, что наличие этого процесса совсем от обид сотрудников и проблем в проекте, конечно, не спасет, но дает возможность минимизировать их вероятность насколько, насколько возможно, а также снять большую часть вопросов и взаимных претензий. А работа руководителя проекта, в том числе – принимать на себя обиды и претензии. Главное, чтоб проекту это не вредило.

И напоследок маленькая неполиткорректная заметка на полях об отпуске самого руководителя проекта – нужно помнить, что если передать дела слишком хорошо, то вашего отсутствия никто не заметит. А руководство и проектная команда могут закономерно задуматься, зачем вы вообще нужны? Поэтому если какой-то небольшой и некритичный кусочек работы в ваше отсутствие все-таки пострадает – это не страшно, а даже полезно.

Даже если вы трудоголик и фанат успешного построения карьерной лестницы, периодический отдых нужен и вам. Но стоит иметь в виду, что вместе с выбором курорта, подбором купальника и мечтами о вечерних прогулках по побережью необходимо правильно передать дела коллегам, которые во время вашего отсутствия будут выполнять работу за вас. Как правило, необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, ведь отдыхают все, однако упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Этот вопрос не нашел отражения в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения. Но многие организации самостоятельно устанавливают правила приема передачи дел в локальных нормативных актах. Соблюдение порядка приема-передачи дел, принятого в компании, является обязательным для всех работников.

Передача дел – важный шаг перед отпуском

Конечно, готовясь к отпуску, большинству из нас меньше всего хочется думать о работе и готовить документы, однако надо понимать, что правильная передача дел – это не каприз руководства, а необходимая мера, направленная на организацию бесперебойной работы предприятия. Допустим, если вы секретарь, в ваши обязанности может входить: прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений, прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и многое другое. Очевидно, что подобная работа должна выполняться своевременно. Если в компании не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Если же секретарь один, то без грамотной передачи дел сотрудник, который не в полной мере знаком с обязанностями секретаря, с работой может не справиться. Как результат – может застопориться работа не только одного участка, но и всей компании в целом.

Окончив институт, я сразу нашла работу в небольшой компании, которая занималась поставками полиграфической продукции. Коллектив был небольшой, но дружный, меня с радостью приняли в свою семью. Поначалу было непросто вникать в обязанности, ведь опыта работы совсем не было, но примерно через месяц-два я уже чувствовала себя уверенно и со своими обязанностями прекрасно справлялась, о чем мне неоднократно говорили руководители. Мне выплачивали неплохие премии, одним словом, место работы для начинающего выпускника ВУЗа было неплохим. И опыта можно было набраться, и научиться выстраивать отношения с коллегами. Перед тем, как идти в отпуск, я мало задумывалась о том, кто будет выполнять мои обязанности и как мне передавать рабочие дела. Второго секретаря у нас не было, но начальство решило, что за меня временно поработает наш менеджер по работе с клиентами. Вкратце я ей рассказала о своих обязанностях (она их и без этого знала, как я считала), и с чистой совестью отправилась в Грецию. Надо ли говорить, что там я практически не отнимала телефон от уха, с работы мне звонили чуть ли не круглосуточно. Ольга, которая осталась работать за меня, не знала, как и что делать, везде ошибалась. После такого отпуска отношения с коллегами испортились, хотя моей вины, я считаю, нет. Мне никто не рассказывал, как передавать дела, и не обучал этому. Евгения, секретарь

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают для того, чтобы рабочий процесс не прерывался, чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись, а также для оценки объема работы работника, принимающего дела. Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Общее правило такое: чем более грамотно вы организуете свой уход, тем больше вероятность, что тревожные звонки от сослуживцев не будут портить вам заслуженный отпуск. Поэтому в последние недели перед отпуском надо не только планировать свой отдых и рассматривать отели и пляжи в Интернете, но и готовить дела к передаче. Время подготовки к отпуску вы должны определить самостоятельно, исходя из той роли, которую выполняете в компании: чем серьезнее должность, тем основательнее должен быть подход. Оптимальный срок подготовки – от двух недель до месяца. Заранее составьте план, куда внесите список незавершенных дел с определением степени их важности. Те, которые требуют вашего срочного вмешательства, лучше решить до вашего ухода в отпуск. По поводу остальных лучше дать инструкции коллегам, которые будут вас заменять: куда им звонить или писать в том случае, если вдруг раздастся звонок от важного клиента. Лучше всего найти на время заместителя, который будет проверять вашу рабочую почту, и дать ему доступ к ключевой базе контактов и документов в компьютере, если правила внутренней безопасности компании это позволяют. Если в рабочем компьютере хранятся какие-то личные наработки или суперидеи, их надо перенести на личный компьютер.

Читайте также:  Если заявление на увольнение написано в пятницу

За два-три дня до начала отпуска надо разобрать все скопившиеся документы, ответить на все письма и тщательно подчистить «хвосты». Бумаги, которые в ближайшее время не нужны, лучше убрать подальше, чтобы не потерялись. Перед отъездом оставьте начальству и коллегам координаты, по которым с вами можно будет связаться в случае аврала или неразрешимых неприятностей. Также, возможно, стоит установить на свой рабочий почтовый ящик и телефон автоответчик, который будет сообщать пишущим и звонящим, когда вы вернетесь. Это очень удачный и вежливый ход по отношению к партнерам и клиентам.

Я работаю в автосалоне менеджером по продажам. В обществе бытует мнение, что женщины плохо разбираются в автомобилях, но я уже восьмой год доказываю, что это не так. В нашей компании я одна из самых успешных продажников, что сказывается на моем доходе и премиях. Я точно знаю, что мне завидуют мои коллеги-мужчины. И недавно у них был шанс позлорадствовать – я допустила чуть ли не единственный серьезный «косяк» за все время моей работы в этом автосалоне. Перед отпуском я оформила сделку – клиент приобретал дорогой автомобиль. Забрать он его собрался через неделю. Но я в вихре подготовки к отпуску и поездке на море, куда мы впервые собирались поехать с маленьким ребенком (кто был – знает, как это непросто организовать), забыла передать коллеге необходимые документы для этого клиента. В результате клиент свой автомобиль забрал только после моего возвращения, предварительно пожаловавшись на меня руководству. Меня лишили комиссионных, было обидно, конечно. Но ничего, в будущем я таких промахов не допущу. Анна, менеджер по продажам

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены в инструкцию по делопроизводству:

  • положение о персонале;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о конкретном структурном подразделении и др.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (например, на отпуск).

  • Этап 1: проверка дел и документов.
    Важно: Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
  • Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.
  • Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Если в отпуск уходит не рядовой сотрудник, а сотрудник с широком кругом обязанностей, полномочий, то рационально назначить ответственного работника, и передачу дел нужно производить одновременно с вводом в курс дела, передачей текущего состояния дел, телефонов контрагентов и пр..

Основное, на чем стоит сосредоточиться – готовьтесь к уходу в отпуск постепенно, передавая дела и сокращая авральную деятельность по максимуму ко времени отъезда. Просидев в последнюю ночь перед полетом на курорт за важным отчетом, вы рискуете так и не отвлечься от рутинных обязанностей, и весь отпуск мысленно пребывать с коллегами вместо того, чтобы расслабиться. Помните: ваш успешный отпуск в ваших руках.

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Читайте также:  Парковка автомобилей во дворах жилых домов снип

Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом. Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

Количество листов в деле/документе

Наличие дела/документа в электронном виде

Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года

В наличии на локальном компьютере

В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа

Положение об Общем собрании акционеров

от 15 января 2011 года, редакция № 2

При приеме дел и документов мной выявлено:

1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

03 мая 2012 года

В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3

Приказ об организации приема-передачи дел и документов

Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

ПРИКАЗ

Об организации приема-передачи дел и документов

В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года

1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.

2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:

председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

главный бухгалтер Макарова Н.Т.

начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д.

4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012

Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов

С приказом ознакомлены:

Начальник кадровой службы

Журкова Н.Г. Журкова

Макарова Н.Т. Макарова

Петрова М.И. Петрова

Начальник юридической службы

Макаров А.Д. Макаров

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

Смирнова П.Т. Смирнова

Порядок передачи и приема дел и документов

Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.

■ Этап 1: проверка дел и документов.

Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.

■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Обязательные реквизиты акта

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

На бланке документа располагают необходимые реквизиты:

● наименование вида документа;

● регистрационный номер документа;

● место составления документа;

●заголовок к тексту документа.

● отметку о наличии приложения.

Хранение актов

Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:

В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

И.И. Куролес,
ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector