Требования к оформлению акта приема передачи

Требования к оформлению акта приема передачи

В широком смысле под актом понимают категорию документов, которые обладают нормативным значением (правовой силой) и оформляются по установленным правилам. Этот термин достаточно широко применяется в юридической сфере для обозначения решений, действий, распоряжений. Однако это далеко не единственная область деятельности, в которой необходимо составление акта. Форма документа широко используется в учетно-отчетной, финансовой и прочих сферах.

Специфика понятия

Как выше было сказано, понятие "акт" используется в юридической сфере. В этой области термин выступает не как обозначение вида, а как родовое определение группы документов. К примеру, к актам законодательного значения относят Конституцию, Указы Президента, Постановления Правительства и прочих органов государственной, региональной, муниципальной власти. В сфере гражданских правоотношений также используется эта группа документов. К примеру, актами подтверждаются те или иные события – смерть, рождение, вступление в брак, смена фамилии, имени, усыновление. В соответствии с этим, гражданам по их заявлениям выдаются свидетельства. В международной практике также используются акты. Ими являются соглашения, конвенции, договоры и пр.

Организационно-распорядительная деятельность

В ее рамках достаточно часто осуществляется составление актов, договоров и прочих документов. Ответственными за это могут быть несколько лиц (в составе специальной комиссии) или один субъект, наделенный полномочиями. Как правило, составление акта обусловлено необходимостью зафиксировать то или иное событие либо факт. В ряде случаев оформление документа осуществляется инспектором или ревизором. Например, в ходе расследования производственной аварии производится составление акта обследования. Документ может оформляться по результатам испытания нового изделия или образца, при приемке-передаче, установлении перечня бумаг, подлежащих уничтожению, и так далее.

Нюансы

В связи с тем что составление акта осуществляется при фиксации различных аспектов деятельности должностных лиц и предприятий, документирования действий и событий в разных отраслях, единого универсального бланка не существует. Оформление документа производится с учетом конкретных обстоятельств. Для некоторых ситуаций предусмотрены унифицированные бланки. Они считаются типовыми и не могут быть изменены организацией или должностным лицом.

Порядок составления актов

Несмотря на то что документы используются в разных сферах и могут иметь свою специфику, к ним предъявляется ряд общих требований. Правила составления акта обязывают субъекта, ответственного за оформление, включать в бланк следующие реквизиты:

  1. Название вышестоящей организации (если она есть).
  2. Наименование предприятия, на котором оформляется документ.
  3. Название вида бланка (в данном случае "Акт"). В зависимости от события или факта к наименованию добавляют его краткое описание. К примеру, может осуществляться составление акта выполненных работ , приемки-передачи и так далее.
  4. Место оформления.
  5. Текст.
  6. Указание на наличие приложения (если оно есть).
  7. Подпись и дата оформления.
  8. Регистрационный индекс.

В ряде случаев на документе должны быть и другие реквизиты. Например, составление акта осмотра предполагает включение в бланк сведений о проверяющих лицах, их подписи, отметки об ознакомлении. На некоторых документах должен присутствовать гриф утверждения либо согласования, печать предприятия или ответственного лица.

Специфика оформления

Составление акта (при отсутствии унифицированного бланка) осуществляется на листе А4. В качестве заголовка выступает краткое описание фиксируемых событий или фактов. Строгих требований к нему законодательство не предъявляет. При оформлении нужно следить за согласованностью слов. Допускается формулировать заголовок с использованием отглагольного существительного (предложный падеж) и предлога "о". К примеру, могут составляться акты о/об:

  1. Утрате и уничтожении удостоверений и пропусков.
  2. Расследовании производственной аварии.
  3. Нормировании труда.
  4. Оснащении учебных заведений.

В иных случаях заголовок можно оформить с помощью отглагольного существительного, поставленного в родительный падеж. К примеру, могут составляться акты приема работ, выдачи документации, проверки исполнения коллективного договора, готовности проектно-сметных мероприятий и так далее.

Введение

Как правило, акт включает в себя вводную и констатирующую части. В первой указывают:

  1. Основания, в соответствии с которыми осуществляется составление акта . Здесь приводятся реквизиты распорядительного либо нормативного документа, приводится устное указание начальника. В качестве основания может выступать и плановое задание.
  2. Состав комиссии. В этой части необходимо указать наименования должностей, ФИО председателя и членов рабочей группы. В некоторых случаях в состав комиссии могут входить представители сторонних предприятий. В этом случае рядом с указанием должности прописывается наименование организации, от лица которой они действуют.

Отдельными строками в вводной части указываются ФИО субъектов, которые участвовали в составлении акта. Слова "Члены комиссии", "Основание", "Председатель", "Присутствовали" и пр. пишутся с большой буквы от начала левого поля бланка и остаются открытыми.

Констатирующая часть

В ней излагаются задачи и цели документирования, характер и описание выполненных мероприятий, методы, время, потраченное на это. В констатирующей части фиксируются также факты, которые были установлены в процессе осуществления запланированной деятельности. Если необходимо задокументировать несколько событий, то текст разделяют на соответствующее число пунктов. При необходимости по установленным фактам излагаются выводы, а также предложения по выявленным фактам. Если они приводятся в распорядительной форме, в акте должно присутствовать указание сроков исполнения установленных предписаний. Если такой документ оформляется уполномоченным лицом сторонней организации (к примеру, контрольным органом), он предоставляется руководителю проверяемого предприятия для ознакомления под роспись.

Дополнительно

В завершение констатирующей части указывается число экземпляров акта. Их количество определяется практической необходимостью либо нормативными документами. К примеру, составление акта о выдаче дел для временного использования осуществляется в 2-х экз., о необнаружении материалов, пути поиска которых исчерпаны, на предприятиях, обязанных передавать бумаги на государственное хранение, – в 2-х, не передающих – в 1-м экз. Если необходимо оформить приложения, в документе ставится на них ссылка.

Подписание

Автограф ставит составитель и лица, участвовавшие в оформлении акта. Если фиксацию фактов осуществляла комиссия, то в реквизите "подпись" следует указывать не должности ее членов, а распределение их обязанностей в рамках рабочей группы. Первым ставит подпись председатель. После него расписываются члены комиссии в алфавитном порядке. Если у кого-либо есть замечания по оформлению документа, они ставят соответствующую отметку. Непосредственно сами выводы излагаются на отдельном бланке. Если замечания небольшие по своему объему, их можно вписать в акт. В заключение ставится дата. Срок составления акта может быть различным. Законодательство не содержит общих указаний на этот счет. Некоторые документы оформляются непосредственно в момент выявления фактов. Для составления других актов требуется несколько дней. Тем не менее в документе ставится календарное число, в которое оформление было окончено.

Читайте также:  Авторство и право на имя охраняются

Утверждение

Для некоторых типов актов оно является обязательным. Утверждение осуществляется руководством данной либо вышестоящей организации, распорядительный документ которого стал основанием для оформления бумаги. Соответствующий гриф необходим в актах, предписывающих совершение тех или иных действий. Он проставляется на первом листе, в углу справа. Как правило, гриф выглядит так: "Утверждаю". Рядом с этим словом ставится подпись должностного лица.

Заключительные положения

В качестве дополнительного реквизита, придающего документу юридическое действие, выступает печать. Для некоторых актов она является обязательной, для других – рекомендованной. Однако на практике обычно печать присутствует практически на всех бланках, оформляемых предприятием. Ее наличие позволяет избежать различных проблем, в том числе связанных с установлением подлинности документа. Печатью заверяются акты приема выполненных работ, объектов, завершенных строительством, и так далее. В документах, которые должны пройти утверждение у вышестоящего должностного лица, оттиск ставится на грифе. Законодательство обязывает лиц, участвовавших в оформлении, ознакомиться с актом. При этом они ставят свои росписи рядом с соответствующей отметкой, их расшифровку и дату.

Выводы

Составление акта, таким образом, осуществляется в соответствии с установленными общими правилами делопроизводства. В РФ действуют государственные стандарты, в которых устанавливается перечень реквизитов, которые должны присутствовать на всех официальных документах. Дополнительные отметки, строки, надписи, грифы проставляются в зависимости от специфики события, подлежащего фиксации, особенностей отрасли и сферы деятельности организации. Как правило, на предприятии работает служба делопроизводства. Ее сотрудники уполномочены осуществлять оформление документации, прием и отправку бумаг, проверку правильности их оформления. Составление актов, однако, не является исключительной прерогативой внутренней службы. Оформление такого рода документов могут осуществлять и сторонние организации. Например, это может быть налоговая или иная контрольная инспекция. Между тем, вне зависимости от того, кто именно оформляет акты, документы должны соответствовать общим требованиям, установленным нормами. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов, бумага будет считаться недействительной, не имеющей юридической силы.

С повсеместным развитием деятельности бизнес-структур, ростом взаимодействия частных организаций и государственных органов неизбежно увеличение взаимного документооборота. Как правило, документооборот между должностными лицами, представителями организаций и даже частными корреспондентами предусматривает прием/передачу физических носителей информации (в данном случае документов) по акту приема-передачи документов.

Передача документов, оформленных в виде бумажных носителей графической информации (в отличие от приобретающего популярность электронного документооборота), в особенности несущих данные юридической или финансовой значимости, требует подтверждения совершения операции приема-передачи. Юридическая практика насчитывает огромное количество процессуальных разбирательств, когда факт отсутствия документального подтверждения передачи информации или неправильно (юридически неграмотно) составленный акт приема-передачи документов послужил поводом для проведения долгих процессов, влекущих за собой потерю времени и финансовых средств на судебные издержки.

Акт приема-передачи документов составляется не только при отправке документов за пределы административного круга производства, но и внутри самой организации. Примером тому может быть процесс передачи папок с документами, дел, рабочей и служебной документации, осуществляемый при смене должностного лица, в чьи обязанности входит хранение и обработка определенного рода документов (работники кадровых отделов, финансисты, бухгалтера, инженеры и др.).

Основные требования к акту

Несмотря на то, что акт приема-передачи документов имеет полновесную юридическую силу (при условии правильного оформления) и зачастую является единственным документом, подтверждающим финансовую (юридическую) чистоту сделки, жестких установленных требований по его разработке и оформлению нет. Бланк отрабатывается в свободной форме письменно или с использованием компьютерной печати в нескольких (не менее двух) экземплярах, которые заверяются подписью и печатью руководителей и выдаются каждому из полномочных представителей сторон. При необходимости контрольный экземпляр акта подшивается в дело.

Основная суть акта сводится к обоюдному удостоверению взаимодействующими в рамках проведения сделки или иных отношений сторонами передачи пакета конкретно указанных документов требуемому корреспонденту. Корреспондентами взаимодействия могут выступать как рядовые граждане страны, так и представители фирм, организаций, предприятий, частных структур и государственных органов исполнительной власти (в этом случае передача документов считается осуществляемой между юридическими лицами и требует некоторых дополнений в акте).

Вне зависимости от конкретного случая передачи документов, их структуры, адресатов и иных внешних данных, в целях поддержания юридической грамотности документа акт-приема передачи должен отвечать следующим требованиям:

  1. Должен быть оформлен на бумажном носителе. Допускается оформление как на стандартном листе офисного формата А4, так и на специально разработанном фирменном бланке организации, предприятия (при взаимодействии юридических лиц).
  2. Должен содержать минимум информации, требуемой для выполнения основной функции. Чрезмерное изобилие не относящихся к делу данных затрудняет понимание общей сути и в дальнейшем может служить точкой опоры взаимного непонимания.
  3. Изложение акта должно соответствовать служебно-деловому стилю, избегая разговорных оборотов речи.
  4. Акт должен иметь название, отражающее его основное предназначение, например, «Акт приема-передачи документации финансовой службы ОАО Инжиниринг».
  5. Если одной или обеими взаимодействующими сторонами является юридическое лицо, полномочия представителя отправителя (получателя) документов подтверждаются печатью организации, проставляемой на подписи представителя, или методом приложения к акту заверенной копии доверенности руководителя предприятия.

Содержание документа

Особые требования предъявляются к внутреннему содержанию акта приема-передачи документов. Помимо информации, отражающей реквизиты сторон, полномочия представителей и прочие служебные данные, акт предусматривает детализацию предмета передачи.

В целях безусловно-верного определения принадлежности конкретного документа к информации, отраженной в акте, он содержит:

  • название акта и адресные данные его оформления, для организаций – фактический и юридические адреса;
  • дату составления акта (она же дата подписания) и дату регистрации его в соответствующем делопроизводстве (для юридических лиц);
  • почтовые реквизиты отправителя и получателя. При оформлении акта внутри структурной организации допускается указание фамилии, имени и отчества, должности принимающего и передающего лица;
  • названия документов, передаваемых адресату (корреспонденту), так, как они указаны в служебных заголовках самих документов;
  • количество экземпляров каждого документа из состава общего пакета и расчет рассылки на них;
  • адресную принадлежность каждого документа (как правило, для каждого территориально разнесенного корреспондента формируют свой пакет документов), но общие требования по указанию адресности это не отменяет;
  • данные об ограничениях в ознакомлении с вложенными документами (касается, в основном, государственных учреждений и представителей силовых структур). Гриф ограничения в ознакомлении (в том числе и при передаче документов, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну) помимо всего прочего накладывает ограничение на требования к перевозке (пересылке) пакета документов;
  • количество листов каждого документа в отдельности и содержание пакета в целом;
  • сведения о том, оригиналами или копиями (заверенными копиями) являются передаваемые документы;
  • при наличии приложений к документам (карты, схемы, слайды, магнитные носители информации – как пример, сопроводительное письмо с приложением государственного контракта «О закупке технологического оборудования» на носителе CD-R) данные о приложениях (вложениях в документы) указываются отдельным пунктом, если такая информация не содержится в теле самого передаваемого с приложениями документа;
  • при необходимости для повышения достоверности передаваемых вложений указывается краткое содержание документов. Требование не обязательное, выполняется при одновременной передаче множества однотипной документации;
  • в случае, если передается несколько идентичных по типу, но различных по содержанию документов (например, накладные на передачу материальных средств и т.д.), дополнительно указывается информация, безусловно идентифицирующая каждый конкретный документ – порядковые номера, номера входящей корреспонденции, серийные номера или инвентарные номера документов по данным бухгалтерского учета.
Читайте также:  Фз о социальной поддержке семей имеющих детей

Акт приема-передачи проектной документации

Если простой акт приема-передачи документов составляется в свободной форме, его структура, да и вообще наличие определяется лишь обоюдным желанием сторон (или, как правило, одной — передающей стороны), то проектная документация передается по акту, форма и обязательность составления которого жестко регламентировано действующим законодательством.

Под проектной документацией подразумевается установленный соглашением набор документов, включающий в себя текстовые и графические решения, пояснительные записки, карты, планы участков, поэтажные планы зданий, ландшафтные фотографии, схематические карты электро-, газо-, водоснабжения и иные документы, разрабатываемые по договору с представителем заказчика. К проектной документации также относятся исходные коды и визуализированные варианты интерфейсов приложений, программ, WEB-страниц, сайтов и ядер операционных систем, распространяемых по условиям открытой лицензии.

Передачей проектной документации считается процесс выполнения одним лицом (преимущественно исполнителем, инженером, дизайнером или проектировщиком) ряда обязанностей по разработке и дальнейшей выдаче результата своей работы лицу, финансировавшему (инициировавшему) проектные изыскания (заказчику, клиенту).

Процесс передачи

После разработки всего пакета установленной договором проектной документации представители компании-разработчика передают пакет документов заказчику или высылают его почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Нюансом работы именно с проектной документацией является возможность ее неоднократной пересылки. По условиям заключенного договора компания-заказчик рассматривает полученный пакет документов (включая акт приема/передачи, справки по формам КС2,3 и др.) в течение пяти рабочих дней (если действующим соглашением не предусмотрено иное) с момента официального вручения документации.

Если по итогам рассмотрения входящей документации у представителей компании заказчика не возникло вопросов, разногласий и требующих переработки документов замечаний, то акт приема-передачи подписывается руководителем учреждения, и обязательства исполнителя (разработчика) считаются выполненными в полном объеме, а вторые экземпляры подписанных актов приема проектной документации и акта формы КС2 направляются в адрес руководителя компании-разработчика.

Счет на оплату произведенных работ направляется заказчику по истечении двух дней с момента получения проектирующей организацией подтверждения о принятии клиентом проектной документации (датой приемки является день подписания клиентом актов приема-передачи и акта по форме КС2). При наличии у представителей заказчика замечаний, критически влияющих на переработку всей документации, весь пакет документов возвращается в адрес исполнителей с приложением перечня замечаний и обязательных к устранению недостатков. Недостатки устраняются компанией-разработчиком на безвозмездной основе, и стоимость переработки в общую цену услуг не входит.

Документальное оформление

Подготовка проектной документации к передаче заказчику не является творческим процессом, выполняемым на усмотрение разработчиков. Правила формирования пакета бумажных (а в отдельных случаях и электронных) носителей жестко обозначены рамками восьмого пункта ГОСТа Р 21.1101.2013.

Вся документация (в том числе и формата, большего, чем распространенный формат А4 – схемы, карты и т.д.) подгоняется под размер А4, формируется в тематические разделы согласно ГОСТа и подшивается в папки с жестким переплетом. Дополнительно к бумажным документам заказчику может передаваться магнитный носитель, содержащий электронные копии передаваемых документов.

Файлы электронных копий также формируются в папки, согласно установленным разделам, с обязательным приложением сканированных копий листов документации, содержащих подписи руководителей разработки проекта. Сам сканированный (в отдельно оговариваемых случаях редактируемый) проект заверяется электронной подписью организации.

Акт приема-передачи проектной документации — намного более детализированный бланк, чем аналогичный документ на передачу иных пакетов. Помимо основных разделов, содержащих, в основном, идентифицирующие предмет акта реквизиты документов, такой акт содержит данные о полноте и качестве отработки проекта, цене единицы объема работ и права владения проектом.

Особенности передачи

Главная особенность, разительно отличающая процесс приема-передачи проектной документации от других операций с документами, заключается в передаче заказчику помимо бумажных оригиналов и их цифровых копий еще и права на собственность проекта. Интеллектуальная собственность ценится аналогично материальным ценностям и не менее жестко охраняется от неправомерного использования.

Заказчик проекта, получив результаты работ исполнителя, не сможет практически реализовать проект в своих интересах, не приобретя исключительные права на использование интеллектуальной собственности разработчиков. Любое внесение изменений в проект со стороны клиента, равно как и практическое отражение его в своей деятельности, будет расцениваться как нарушение авторских прав обладателя. Именно поэтому пункт об исключительном владении правами на интеллектуальную собственность проекта включается в акт о передаче проектной документации.

Передача исполнительной документации

Исполнительная документация – специальный пакет документов, отражающий все нюансы, аспекты и технологические требования к объекту эксплуатации. В большинстве случаев термин «исполнительная документация» употребляется в контексте с информационными блоками строительной тематики.

Акт приема-передачи исполнительной документации – глубоко детализированный документ, являющийся защитой от юридических проблем в результате нарушения правил пользования объектом эксплуатации, утери основных документов, характеризующих эксплуатационные или административно-правовые нормы соглашения.

Исполнитель – подрядчик, застройщик или иной представитель, исполняющий обязательства по ранее заключенному в обоюдном порядке договору, обязан передать инвестору (заказчику) весь перечень исполнительной документации, если такое условие оговорено соглашением сторон или эксплуатация объекта без передачи документов невозможна.

Акт приема-передачи исполнительной документации, помимо общих для всех актов передачи разделов, предусматривает отражение информации об условиях передачи пакета документов, сроках и их полноте. Весь перечень передаваемой исполнительной документации в обязательном порядке отражается в акте. При рассмотрении строительного процесса главными документами перечня являются:

  • акты геодезического исследования участка местности, предназначенной под строительство объекта;
  • лицензии или иные документы, подтверждающие качество (огнестойкость, химическую безопасность и т.д.) используемых при строительстве материалов;
  • редактируемые схемы объекта с привязкой к сторонам света, поэтажные планы зданий и сооружений и прочее;
  • акты технических испытаний оборудования, сантехнических изделий, вакуумного оборудования, электропроводки;
  • иные документы, подтверждающие верность инженерных расчетов, безопасность эксплуатации и соблюдение всех требований заказчика объекта.
Читайте также:  Оценка земель по результатам обследования

Судебная практика насчитывает множество примеров, когда отсутствие акта приема-передачи исполнительной документации (или его халатное составление без скрупулезного перечисления всех приложений к акту) влекло за собой утерю важных документов, отказ от ответственности со стороны исполнителя и невозможность ввода объекта в эксплуатацию, сопровождаемые крупными финансовыми убытками стороны, допустившей халатность в заполнении (проверке перед подписанием) акта-приема передачи исполнительной документации.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

akt_priema-peredachi_dokumentov.jpg

Похожие публикации

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя – стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи). Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

при передаче документации от одного сотрудника другому;

при смене руководящих лиц в организации;

при перемещении важных документов внутри предприятия;

при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

его полное наименование;

дату и место составления;

состав комиссии (при ее назначении);

подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;

присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;

Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);

подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом. Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту. Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг. Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом. При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Рекомендации по оформлению акта

Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.

Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.

Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).

Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.

В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.

Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.

Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector