Учетная политика нумерация счетов фактур

Учетная политика нумерация счетов фактур

"НДС: проблемы и решения", 2013, N 12

Первоочередной задачей каждой организации в начале календарного года являются разработка и утверждение учетной политики для целей налогообложения. Очевидно, нет нужды убеждать читателя в том, что это не прихоть налоговых инспекторов, а насущная необходимость для каждого хозяйствующего субъекта. Поэтому данному мероприятию следует уделить должное внимание. В противном случае формальный подход при составлении учетной политики в дальнейшем может обернуться серьезными проблемами. Полагаем, рекомендации, приведенные в статье, будут полезны читателю.

Основные положения

Сразу оговоримся, в данном материале акцент будет сделан на порядке оформления и обращения документов, используемых при расчетах по НДС. Но вначале все же напомним, какие основные положения должны иметь место в учетной политике практически каждой организации . Касаются они способов и методов налогового учета.

Подробно основные положения учетной политики были рассмотрены в статье Е.Е. Смирновой "Проверь себя: учетная политика в отношении НДС", 2012, N 6.

Ряд положений гл. 21 НК РФ предписывает налогоплательщику организацию раздельного учета, при этом в них не уточняется сам механизм ведения такого учета. Поэтому в учетной политике необходимо прописать порядок ведения раздельного учета:

  1. выручки, полученной от реализации товаров, готовой продукции, облагаемых по разным ставкам НДС (10 и 18%);
  2. "входного" налога, предъявленного продавцами (поставщиками, подрядчиками, исполнителями) по товарам, работам, услугам, имущественным правам, используемым (ст. 170 НК РФ):
  • в облагаемых НДС операциях (видах деятельности) (п. 1 ст. 146 НК РФ);
  • в не облагаемых НДС операциях (видах деятельности) (п. 2 ст. 146, ст. 149 НК РФ);
  • и в облагаемых, и в не облагаемых НДС операциях (видах деятельности).

Кроме того, имеет смысл закрепить:

  • право на применение "правила 5%" (абз. 9 п. 4 ст. 170 НК РФ);
  • право на вычет по выданным авансам – по всем или с ограничениями (например, по сумме аванса) (п. 12 ст. 171 НК РФ );
  • право на применение преференции, установленной в ст. 145 НК РФ (освобождение от обязанностей плательщика НДС).

Хотя Минфин России в своем Письме от 09.04.2009 N 03-07-11/103 уточнял, что нормы НК РФ не предусматривают подобной обязанности налогоплательщика, наличие такого положения в учетной политике организации может оказаться весьма полезным в некоторых ситуациях.

К сведению. При принятии решения о порядке определения размера выручки в целях применения положений ст. 145 НК РФ налогоплательщикам, полагаем, следует обратить внимание на правовую позицию, выраженную в Постановлении Президиума ВАС РФ от 27.11.2012 N 10252/12. По мнению арбитров, в расчете следует учитывать выручку, полученную от реализации только по тем операциям, которые включаются в налоговую базу для исчисления и уплаты НДС.

Экспортерам в учетной политике необходимо отразить:

  1. правила ведения раздельного учета операций по реализации товаров (работ, услуг), облагаемых по ставке 0%, в частности:
  • порядок ведения раздельного учета по каждой операции реализации товаров (работ, услуг), облагаемой НДС по ставке 0% (п. 6 ст. 166 НК РФ);
  • порядок раздельного учета "входного" налога по операциям, облагаемым НДС по ставке 0%, и операциям, облагаемым по иным ставкам (п. 10 ст. 165 НК РФ);
  1. механизм расчета сумм НДС, предъявляемых к восстановлению при использовании товаров (работ, услуг), в том числе основных средств и НМА в экспортных операциях (пп. 5 п. 3 ст. 170 НК РФ).

Для изготовителей товаров, длительность производственного цикла которых составляет свыше шести месяцев, нужно отразить в учетной политике момент определения налоговой базы и порядок исчисления НДС с авансов (п. 13 ст. 167 НК РФ).

Документооборот в части НДС

Неотъемлемой частью учетной политики в части НДС является раздел, посвященный порядку ведения документооборота в целях исчисления указанного налога. Отметим, налоговым законодательством не установлено жесткого регламента в отношении такого порядка, значит, налогоплательщики, исходя из своих потребностей и особенностей хозяйственной деятельности, вправе регламентировать его сами. В частности, необходимо закрепить способ выставления счета-фактуры, принцип нумерации счетов-фактур. Последний момент особенно актуален для организаций, имеющих обособленные подразделения. Для подобных налогоплательщиков также большое значение имеет порядок ведения документов, которые используются при расчете по НДС (журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж).

Для выставления счета-фактуры налоговым законодательством предусмотрено два способа: в бумажном или электронном виде. Электронный вариант возможен при наличии соответствующих технических возможностей (как самого налогоплательщика, так и его контрагентов), а также при условии согласия контрагентов на такой способ выставления документов. Очевидно, налогоплательщикам не следует ограничивать свое право отражением в учетной политике лишь одного из возможных способов выставления счета-фактуры, поскольку формулировка, примененная законодателем в абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, указывает на возможность одновременного использования обоих форматов.

Есть еще один существенный момент, который обязательно нужно прописать в учетной политике организациям: это условия, при которых она выставляет либо корректировочный счет-фактуру , либо единый корректировочный счет-фактуру . Напомним, возможность составления единого корректировочного счета-фактуры появилась у налогоплательщиков начиная с 1 июля 2013 г. Именно с указанной даты применяется новая редакция п. 5.2 ст. 169 НК РФ (изменения в него внесены Федеральным законом N 39-ФЗ ). Постановлением Правительства РФ от 24.10.2013 N 952 были приведены в соответствие с указанными поправками положения Постановления Правительства РФ N 1137 , которым утверждена форма корректировочного счета-фактуры. Однако установление жестких условий для выставления корректировочных счетов-фактур нецелесообразно, поскольку впоследствии такие условия могут ограничить действия самого налогоплательщика.

Корректировочный счет-фактура составляется только в случае изменения цены или количества уже отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг (п. 3 ст. 168 НК РФ). При этом обязательно нужно составить первичный документ, являющийся основанием для внесения корректировок (п. 3 ст. 168, п. 10 ст. 172 НК РФ). Это могут быть акт, соглашение или иной документ, которые отвечают требованиям, установленным в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", и подтверждают факт согласия или уведомления покупателя о произошедших изменениях.
В Письме Минфина России от 12.09.2013 N 03-07-09/37680 отмечено: единый корректировочный счет-фактура составляется к нескольким счетам-фактурам. При этом Налоговым кодексом не предусмотрено отражение в единых корректировочных счетах-фактурах совокупных показателей по нескольким поставкам.
Федеральный закон от 05.04.2013 N 39-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и статью 4 Федерального закона "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием принципов определения цен для целей налогообложения".
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

Далее обо всем этом и многом другом поговорим подробно.

Нумерация счетов-фактур

В соответствии с пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ счет-фактура обязательно должен иметь порядковый номер, указываемый в строке 1. Между тем ни в гл. 21 НК РФ, ни в Правилах заполнения счета-фактуры не установлен порядок нумерации счетов-фактур. В пп. "а" п. 1 названных Правил лишь сказано, что для счетов-фактур (в том числе авансовых и корректировочных) предусмотрено ведение общей хронологической нумерации. На это обстоятельство обращено внимание в Письмах Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427, от 10.08.2012 N 03-07-11/284, а в недавнем Письме Минфина России от 11.10.2013 N 03-07-09/42466 подчеркнуто, что ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера действующим законодательством не предусмотрена.

Читайте также:  Отчет по стажировке управление персоналом

Утверждены Постановлением Правительства РФ N 1137.

С учетом сказанного налогоплательщик вправе установить собственный порядок нумерации счетов-фактур. Универсальным способом (который подходит абсолютно любому налогоплательщику) является ведение нумерации с начала календарного года.

Для крупных организаций (с большим документооборотом) можно ввести нумерацию с каждого квартала или месяца. Соответственно, при ежеквартальном способе ведения нумерации записи будут выглядеть примерно так: I-00001, I-00002. II-00001, II-00002. А при ежемесячном – 1-00001, 1-00002. 2-00001, 2-00002.

Кроме того, ведение нумерации может быть осуществлено посредством присвоения составных номеров счетам-фактурам (например, 1-00001) или иным способом, поскольку номер счета-фактуры может состоять не только из цифр, но и из комбинации цифр, букв и разделительных знаков (например, 12-00256Г). Каких-либо ограничений на этот счет налоговым законодательством не установлено.

Со своей стороны добавим, что использование букв, очевидно, позволит соблюсти требование законодательства о хронологической нумерации при наличии как обычных счетов-фактур, так и авансовых, корректировочных и единых корректировочных (в состав номера таких счетов можно включить соответственно литеры "А", "К" или сочетание литер "ЕК"). В то же время при выборе способа нумерации важно предусмотреть, чтобы:

  • нумерация была возрастающей и сквозной, независимо от того, какой период ее возобновления выбран;
  • была исключена возможность появления счетов-фактур с одинаковыми номерами.

О разделительном знаке, использующемся при нумерации счетов-фактур. Согласно пп. "а" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры использование разделительной черты (/) при нумерации счетов-фактур предусмотрено для случаев реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав через обособленные подразделения ответственным участником простого товарищества или доверительным управляющим (см. Письма Минфина России N 03-07-09/42466, от 15.05.2012 N 03-07-09/52). Поэтому при разработке способа нумерации счетов-фактур про этот знак налогоплательщикам нужно помнить.

Об обособленных подразделениях

Прежде чем разрабатывать порядок нумерации, организации, имеющей в своей структуре обособленные подразделения, нужно решить, кто именно будет составлять счета-фактуры при реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав через обособленные подразделения:

  • только головная организация;
  • и головная организация, и структурные подразделения.

Напомним, правомерность выставления счетов-фактур покупателям обособленными подразделениями в случае реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) непосредственно такими подразделениями следует из Письма МНС России от 26.08.2004 N 03-1-08/1880/18@. Однако необходимо помнить, что обособленное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом (ст. 55 ГК РФ). Поэтому при оформлении счетов-фактур, выставленных обособленными подразделениями, во избежание споров с налоговыми органами важно правильно указывать реквизиты.

Итак, если выбор пал на последний вариант, каждому обособленному подразделению нужно присвоить и закрепить в учетной политике характерный цифровой индекс. Таково требование, предъявляемое к порядку заполнения строки 1 (пп. "а" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). При этом порядок определения указанного индекса организация вправе установить самостоятельно.

Каким может быть этот индекс? Полагаем, например, за основу можно взять обозначения кодов налоговых регионов (если обособленное подразделение в Москве – код 77, в Нижнем Новгороде – 52, в Саранске – 13 и т.д.). Также беспроигрышным вариантом является хронологическая нумерация обособленных подразделений, то есть в зависимости от момента их открытия.

Другой момент, который нужно предусмотреть, – это порядок нумерации счетов-фактур, выставленных обособленным подразделением: либо они нумеруются в общем порядке – единая нумерация и для головной организации, и для структурных подразделений, либо нумерация ведется в разрезе каждого обособленного подразделения, разумеется, с обязательным указанием соответствующего индекса.

О правомерности последнего из указанных вариантов свидетельствует тот факт, что Правилами заполнения счета-фактуры прямо не предусмотрено соблюдение единой сквозной нумерации счетов-фактур в целом по организации, в них лишь содержится требование о соблюдении хронологического порядка выставления счетов-фактур. Добавим, осуществление единой сквозной нумерации на практике организациями с обособленными подразделениями требует дополнительных временных и технических затрат, да и вероятность дублирования номеров при таком варианте довольно высока.

Таким образом, организация, имеющая в своей структуре обособленные подразделения, вправе самостоятельно определить порядок нумерации счетов-фактур и закрепить его в учетной политике .

Дополнительно о порядке нумерации счетов-фактур см. статью Д.С. Панфилова "Все, что нужно знать об ошибках в нумерации счетов-фактур", 2013, N 7.

Подписи в счетах-фактурах

В учетной политике необходимо определить круг лиц, имеющих право подписывать счета-фактуры. В силу п. 6 ст. 169 НК РФ правом подписи счетов-фактур наделены руководитель и главный бухгалтер организации (применительно к обособленному подразделению руководитель и главный бухгалтер такого подразделения) и иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом).

Чтобы не издавать каждый раз данный приказ, полагаем, нужно предусмотреть в учетной политике круг лиц, которые будут наделены правом подписи счетов-фактур. При этом указание в учетной политике персонифицированных сведений о физических лицах (например, Ф.И.О.) при делегировании им определенных полномочий нецелесообразно, поскольку в случае кадровых перестановок возникнет необходимость в корректировке положений учетной политики.

Из Письма ФНС России от 19.07.2013 N ЕД-4-3/13161@ следует, что таких уполномоченных лиц (в силу технологических особенностей управления бизнес-процессами) может быть несколько.

Порядок ведения книги покупок, книги продаж, а также журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур

Постановлением Правительства РФ N 1137 предусмотрено два способа оформления вышеперечисленных регистров: в бумажном либо электронном виде. Значит, организации следует выбрать только один из них и закрепить его в учетной политике.

Для организаций, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, которые наделены правом самостоятельно выставлять счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), важно правильно организовать формирование таких регистров, как журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж.

Исходя из п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур следует, что обособленное подразделение не вправе составлять отдельный журнал полученных и выставленных счетов-фактур. Указанный журнал ведется в целом по налогоплательщику. Значит, все счета-фактуры независимо от формы их составления подлежат регистрации в хронологическом порядке в соответствующих частях журнала.

Утверждены Постановлением Правительства РФ N 1137.

Как сказано в п. 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, все счета-фактуры (включая исправленные и корректировочные) подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в ч. 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления или составления, если счет-фактура не передается покупателю.

При этом обособленные подразделения вправе вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур в виде отдельных разделов, которые в дальнейшем передаются в головную организацию для формирования единых регистров. На правомерность подобных действий налогоплательщиков указано еще в Письме Минфина России от 09.08.2004 N 03-04-11/127. Несмотря на то что разъяснения финансового ведомства, приведенные в нем, сделаны в отношении прежнего нормативного акта – Постановления Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, они по-прежнему не утратили своей актуальности, поскольку принципиальных изменений в этой части в Постановление Правительства РФ N 1137 внесено не было.

Таким образом, если организация реализует товары (работы, услуги, имущественные права) через обособленные подразделения, которые самостоятельно выставляют счета-фактуры, в учетной политике необходимо предусмотреть порядок передачи информации в головную организацию для ведения единых журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур. Помимо того, необходимо установить круг лиц, ответственных за передачу указанных сведений, а также соблюдение сроков этой передачи.

Читайте также:  Расчет отпускных постановление 922

По общему правилу журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур подписываются руководителем организации (п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур). В случае делегирования названных полномочий уполномоченному лицу данный момент также должен быть отражен в учетной политике (при этом, как упоминалось выше, лучше не указывать персонифицированные сведения о таком лице).

Аналогичные требования налоговым законодательством определены в части составления книги покупок и книги продаж. Это следует из положений, установленных в Правилах ведения книги покупок и книги продаж . Следовательно, обособленные подразделения могут составлять отдельные разделы книг покупок и книг продаж, а затем в порядке и сроки (которые установлены учетной политикой) передавать эти сведения в головную организацию для формирования книги покупок и книги продаж в целом по организации и составления налоговой декларации.

Утверждены Постановлением Правительства РФ N 1137.

Вычет по "опоздавшим" счетам-фактурам

На практике распространены ситуации, когда счет-фактура выставлен контрагентом в одном налоговом периоде, а получен налогоплательщиком в другом. Если организация пропишет в учетной политике условие принятия к вычету НДС по "опоздавшим" счетам-фактурам, она тем самым сможет избежать претензий налоговиков. При этом важно документально подтвердить факт получения счета-фактуры с опозданием. Таким доказательством могут выступать конверт с датой получения на штемпеле, сопроводительное письмо поставщика или отметка в журнале входящей корреспонденции и т.д. В случае судебного разбирательства это будет дополнительным аргументом в пользу организации.

Добавим, Минфин рекомендует налогоплательщикам предъявлять к вычету НДС по "опоздавшим" счетам-фактурам в период их получения. Финансисты указывают, что в соответствии с п. 2 Правил ведения книги покупок счета-фактуры (в том числе корректировочные) регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном ст. 172 НК РФ. А положениями названной статьи предусмотрено, что вычет НДС производится только при наличии счетов-фактур. Соответственно, налог принимается к вычету в момент получения счета-фактуры (Письма Минфина России от 02.10.2013 N 03-07-09/40889, от 09.07.2013 N 03-07-11/26592, от 03.05.2012 N 03-07-11/132).

Мнение Минфина разделяют и арбитражные суды (см., например, Постановления ФАС ЗСО от 07.10.2013 N А81-4911/2012, ФАС МО от 06.09.2013 N А40-127722/12-140-844, от 04.03.2013 N А40-83606/12-115-561, ФАС ЦО от 21.02.2013 N А35-4522/2012, ФАС ВСО от 27.02.2012 N А78-5792/2011, ФАС СЗО от 21.01.2010 N А52-1847/2009).

С нашей стороны было бы несправедливо умолчать о существовании противоположных судебных актов, суть выводов которых заключается в том, что, если счет-фактура получен в более позднем периоде, чем выставлен, вычет НДС может применяться и в периоде совершения хозяйственной операции (см., например, Постановления ФАС СЗО от 30.07.2013 N А42-6538/2012, ФАС УО от 24.05.2011 N Ф09-1652/11-С2, ФАС ВВО от 15.07.2010 N А79-14739/2009 ). Вместе с тем следование данной точке зрения несет определенные риски для налогоплательщиков.

Определением ВАС РФ от 30.08.2010 N ВАС-11269/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

Иногда нам может не вовремя сообщить о продаже компания-агент. Нередки случаи, когда компании, с которыми мы работаем, просят изменить дату в счете-фактуре из-за того, что, к примеру их менеджер подал информацию в бухгалтерию поздно, а бухгалтерия закрыла период. В деловой практике принято идти навстречу клиентам.

Закон на нашей стороне

В законе указывается на необходимость наличия порядкового номера у счета-фактуры. Об этом говорится как в пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ, так и в правилах, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС».

Нет ни одного слова в ответ на вопросы, каким должен быть порядок нумерации:

  • должна ли нумерация начинаться с начала года (квартала, месяца, дня)?
  • должна ли нумерация быть сквозной по всей организации?
  • должна ли нумерация быть сплошной (без пропусков)?
  • можно ли отдельно нумеровать авансовые счета-фактуры и отдельно счета-фактуры на реализацию?

Неясности налогового законодательства трактуются в пользу налогоплательщика.

Обширная арбитражная практика, также, естественно, в пользу налогоплательщика: Постановление ФАС МО от 24.06.2008 № КА-А40/4542-08, ФАС УО от 13.05.2008 № Ф09-3337/08-С2, ФАС ВСО от 09.01.2008 № А19-12415/07-51-Ф02-9578/07, ФАС СЗО от 18.08.2005 № А05-2344/2005-10, ФАС ВВО от 13.01.2005 № А28-9751/2004-433/11, ФАС СЗО от 11.10.2004 № А56-6325/04, ФАС СЗО от 15.06.2004 № А56-45387/03, ФАС ПО от 02.10.2003 N А55-4626/03-39 и другие.

Санкций за нарушение порядка нумерации счетов-фактур законодательством не предусмотрено.

Налоговые органы считаю иначе

Опытные бухгалтеры стараются соблюдать строгий порядок нумерации. Они уже не раз испытывали сложности как с аудиторами, так и непосредственно с налоговыми органами. Налоговики упорно стараются навязать свою точку зрения на этот вопрос.

Например, в письме МНС РФ от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 говорится, что номера счетам-фактурам должны присваиваться в порядке возрастания по всей организации. При этом возможно резервирование номеров для их выборки, так и присвоение индексов, но только если у организации есть подразделения.

На вопрос, можно ли отдельно нумеровать авансовые счета-фактуры и счета-фактуры связанные с реализацией, налоговики отвечают «нет» (письмо УФНС по г. Москве от 26.01.2007 № 19-11/06924).

Были и попытки трактовать нарушение нумерации как грубое нарушение правил учета доход и расходов. Но к нарушениям в порядке нумерации счетов-фактур, например пропуски (1,2,3,6,8,9,10…) или нарушение последовательности (1,2,3,6,5,4,8,7…) не могут быть применимы по ст. 120 НК РФ. Да и арбитраж снова на нашей стороне (Постановление ФАС СЗО от 11.10.2004 № А56-6325/04).

Получается, что для того, чтобы оградить себя от наиболее явных проблем, весьма желательно хоть какой-то порядок нумерации зафиксировать в учетной политике.

Удобный для вас способ нумерации счетов-фактур очень желательно закрепить в учетной политике. Вот вам примеры.

Надо отдельную нумерацию на авансовые счета – фактуры? Пишем:

Нумерация счетов-фактур на сумму полученных авансовых платежей ведется с буквенным обозначением А в начале номера и отдельно от нумерации счетов-фактур, связанных с реализацией товаров (работ, услуг)

Если ошибки связаны с плохой координацией подразделений или менеджеров, то стоит прописать префикс перед началом номера. В учетной политике запись может выглядеть так:

Выставленные счета-счета фактуры нумеруются следующим образом. Счета-фактуры нумеруются сплошным порядком отдельно по менеджерам с присвоением префиксов состоящим из двух первых букв фамилии менеджера по продажам. Например, Ив-000015.

Если сбой в нумерации связан с просьбами клиентов и поздним сообщением компании-агента, то выставленные счета можно нумеровать по каждому дню отдельно. В учетной политике такой способ нумерации можно прописать так:
Выставляемые счета-фактуры нумеруются следующим образом:

Месяц /день /номер по порядку.

08/05/2 , что означает «счет-фактура №2, выписанная 5 августа текущего года».

Что делать, если нумерация уже сбилась?

Если это произошло в другой день, то мы можем присвоить ранее использованный номер.

Присвоение одного и того же номера счетам-фактурам, выписанным в разные дни не является нарушением статься 169 НК РФ и не может являться основанием для снятия «входного» НДС: (Постановление ФАС МО от 24.06.2008 N КА-А40/4542-08, ФАС УО от 13.05.2008 N Ф09-3337/08-С2, ФАС ВСО от 09.01.2008 N А19-12415/07-51-Ф02-9578/07).

Читайте также:  О донорстве крови и ее компонентов рб

Для нашего удобства мы можем поставить новый номер через дробь или дефис. Однако вопросов проверяющих органов будет не избежать.

ВНИМАНИЕ: Порядковый номер счета-фактуры является обязательным. Если вы приняли счет-фактуру без номера или в ней вместо номера указано «б/н», то готовьтесь к серьезным спорам с налоговой. Вычет вам скорее всего не дадут в соответствии с п. 5 ст. 169 НК РФ, а арбитражная практика есть как на стороне налоговиков: (Постановление ФАС СЗО от 19.10.2006 № А26-8847/2005-217), так и налогоплательщика: (Постановление ФАС ЦО № А14-17275-2006618/25).

СОВЕТ: резервируйте номера счетов-фактур и выбирайте по необходимости. На вопрос налоговых органов, почему пропущен номер, можно смело отвечать, что счет-фактура была выписана ошибочно.

В последнее время судами все чаще высказывается точка зрения, что даже прямое нарушение в оформлении счета-фактуры, при наличии других подтверждающих документов и наличии возможности определить необходимые для налогового контроля сведения из других документов, не является поводом для отказа в вычете НДС.

Проще говоря: если сделка реальная и у вас есть другие документы по ней, кроме счета-фактуры, то скорее всего вам удастся в суде доказать вычет НДС. Примеры имеются: (Постановление ФАС МО от 20.04.2009 N КА-А41/2916-09, ФАС УО от 19.02.2008 № Ф809-493/08-С2, Определение Конституционного суда РФ от 15.02.2005 № 93-О) и другие.

Нумерация по счетам-фактурам в течение нескольких лет приводит к тому, что цифры на бумагах становятся все больше и больше. Это не очень удобно при ведении учета, так как приходится оперировать объемными номерами. По этой причине некоторые предприятия, как правило, крупные, начинают нумерацию с единицы каждый месяц, год или квартал. Однако согласно Письму Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427 политика организации в этой сфере имеет некоторые нюансы. В том же документе не было разъяснено, как именно вести нумерацию. По этой причине данная операция до сих пор вызывает массу вопросов.

Законодательная база

Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.

Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:

  • Обособленных подразделений.
  • Доверительных менеджеров.
  • Лиц, участвующих в товариществе.

В частности, для разделения нужно использовать знак «/».

Правила нумерации

Главное правило нумерации – присвоение цифр в хронологическом порядке: номера указываются по мере выставления. Возобновлять нумерацию разрешается. Это неизбежно, если компания работает долгое время. Обязательно нужно отразить периоды возобновления в учетной политике компании. Период может быть следующим:

Однако постановление правительства ограничивает возобновление нумерации: ежедневно начинать ее сначала нельзя. Это будет считаться нарушением.

Периодичность обновления зависит от документооборота конкретного предприятия. Чем больше бумаг заполняется, тем чаще происходит возобновление номеров.

Разновидности номеров счетов-фактур

Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:

  • Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
  • Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.

Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.

Особенности проставления буквенных значений

Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.

Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.

ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.

Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.

Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».

Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.

Наказание за неправильную нумерацию

При присвоении номеров счетам-фактурам довольно часто возникают ошибки. Наиболее распространенные из них:

  • Пропуск номеров.
  • Игнорирование необходимости хронологии.
  • Присвоение одного и тоже же номера одному и тому же документу.

Последняя ошибка встречается довольно редко, так как большинство бухгалтеров пользуются специальными программами. ПО предупреждает раздвоение.

Нарушение порядка нумерации – самый сложный случай. Для исправления нарушения придется потратить немало времени и сил. Ошибка в хронологии одного номера приводит к тому, что «ползут» и другие цифры. Получается, что в счетах-фактурах, уже переданных покупателю, указаны неверные номера.

Нужно ли исправлять нумерацию? Данная мера имеет смысл, если ошибка допущена в последнем номере документа, который пока не передан покупателю. Если же ошибка касается позднего номера, исправлять ее необязательно. Никаких наказаний продавец за данное нарушение не несет.

ВНИМАНИЕ! В статье 120 НК РФ указано, что отсутствие счетов-фактур по выполненным операциям влечет за собой штраф. Эти наказания не касаются неправильных номеров. Однако правильная нумерация важна в любом случае. На это обращается внимание при проверках.

Как отражается неправильная нумерация на покупателе?

В большинстве случаев неправильная нумерация не оказывает никакого влияния на покупателя. Ошибки не мешают:

  • идентификации сторон договора;
  • названию ТРУ, их стоимости;
  • ставке и совокупности НДС.

То есть покупатель не получит отказ в вычете, о чем говорится в пункте 2 статьи 169 НК РФ. Если контролер предъявит свои претензии, их можно оспорить, о чем свидетельствует судебная практика. Исходя из судебных решений, можно сделать вывод о том, что даже полное отсутствие нумерации не может являться основанием для вычета НДС.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector