Уведомление посредством электронной почты

Уведомление посредством электронной почты

В современном деловом обороте стороны договора для оперативности чаще всего используют электронную почту, мобильную связь, мессенджеры, факс и другие каналы связи для обмена документами и информацией в процессе своего взаимодействия. Для того чтобы на случай спора упрочить свое положение и обеспечить себя доказательствами, необходимо правильно сформулировать в договоре с контрагентом условия об использовании средств коммуникаций.

Что не запрещено, то разрешено

На практике нередко недобросовестные заказчики в целях ухода от обязанности выплатить исполнителю вознаграждение за оказанные услуги стараются уклониться от подписания акта. В таком случае исполнителю следует незамедлительно подписать акт в одностороннем порядке с направлением его почтой по описи вложения заказчику по всем известным адресам (по указанному в договоре, имеющемуся в базе ЕГРЮЛ, на бланках и т. д.).

В тексте описи вложения, на которой проставляется оттиск почтового штемпеля о принятии почтового отправления, необходимо максимально полно изложить существо отправляемого документа: дату и номер (при наличии), между кем составлен, о чем в нем идет речь. Составленный и подписанный в одностороннем порядке акт об оказанных услугах вместе с указанной описью вложения будет являться надлежащим и достоверным доказательством факта оказания услуг, что влечет для заказчика обязанность их оплатить (Постановление Арбитражного суда ПО от 27.08.2015 № Ф06-26867/2015).

Подписание заказчиком акта об оказанных услугах, равно как и получение его от исполнителя и ненаправление в его адрес мотивированного отказа в подписании, свидетельствуют о согласии заказчика с его содержанием, фактическом принятии услуг, имеющих для него потребительскую ценность и подлежащих оплате (Постановление Арбитражного суда СЗО от 11.02.2016 по делу № А66-1458/2014). Кроме того, неподписание ответчиком актов об оказанных услугах в отсутствие доказательств наличия обоснованных претензий относительно их объема и качества, а также доказательств направления соответствующих претензий юристу не свидетельствует о ненадлежащем исполнении им своих обязательств по договору, в связи с чем не освобождает клиента от принятого по договору обязательства по оплате оказанных для него услуг (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 24.09.2015 № 33-15442/2015).

Из анализа сложившейся в настоящее время судебной практики по вопросу использования в деловом обороте переписки по e-mail в качестве доказательства по делу можно сделать вывод в целом, что суды такое доказательство принимают. Действующим законодательством РФ допускается обмен информацией посредством электронной почты без заключения соглашения об обмене электронными документами, без применения электронной подписи. Получение или отправка сообщения с использованием электронного адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствуют о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 № 18002/12).

Такой способ взаимодействия участников гражданского оборота, закрепленный в договоре, в настоящее время является вполне легитимным, что подтверждается сложившейся судебной практикой (Постановление ФАС ЦО от 21.01.2010 № Ф10-5994/09), при условии, что стороны его закрепили в своем соглашении (Постановление ФАС МО от 17.05.2013 по делу № А40-102005/12-57-977) или хотя бы указали адреса электронной почты (Постановление Арбитражного суда ДО от 02.03.2016 № Ф03-261/2016), переписка велась уполномоченными представителями сторон (Постановление Арбитражного суда МО от 23.04.2015 № Ф05-4229/2015), поскольку в противном случае переписка с неустановленных адресов электронной почты не имеет доказательственного значения (Апелляционное определение Московского областного суда от 20.01.2016 по делу № 33-1675/2016).

Передача документов и информации посредством электронной почты не будет считаться надлежащим способом исполнения обязательств в случаях, когда законом прямо предусмотрена необходимость использования иных средств взаимодействия участников гражданского оборота при исполнении заключенной сделки. К примеру, Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» не предусмотрена возможность направления победителем торгов банковской гарантии заказчику посредством электронной почты, факса либо нарочным путем. Обмен информацией между участником электронного аукциона и заказчиком должен осуществляться только через электронную площадку в форме электронных документов, подписанных усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени участника такого аукциона (Определение ВС РФ от 15.08.2016 № 303-ЭС16-6907).

Как правильно оформить

Возможность использования электронной переписки в гражданском обороте лучше всего закрепить в соглашении сторон с указанием конкретных адресов почты, с которых будет вестись переписка, либо сделать ссылку на домен с указанием на то, что юридически значимой стороны признают переписку с любых адресов, зарегистрированных на данном домене. Письма с почты, зарегистрированной на корпоративном домене, будет проще доказывать как исходящие от контрагента, чем письма, отправленные с почты, зарегистрированной на открытом домене (mail.ru, yandex.ru и др.), поскольку на таких открытых доменах почту может зарегистрировать любое лицо, в отличие от корпоративного домена, доступ к которому ограничен только для сотрудников соответствующей компании.

Однако и отсутствие в договоре условия о возможности использования электронной почты в процессе его исполнения либо наличие условия о возможности ее использования для определенных целей (например, для выставления счетов и направления актов) не исключает возможности ссылаться на электронную переписку как на доказательство тех или иных обстоятельств (Постановление ФАС СКО от 08.08.2012 по делу № А53-11601/2011). И помогут в этом конклюдентные действия самих сторон договора, которые осуществляют и принимают исполнение по нему (Постановление Арбитражного суда СЗО от 24.10.2014 по делу № А56-77438/2013).

Так, в пользу фактического согласования возможности использования электронной переписки может свидетельствовать длительное взаимодействие сторон договора электронной почты с направлением по ней различных документов (счетов, счетов-фактур, актов, писем, уведомлений и др.), что в совокупности с их действиями по исполнению договора (передачей имущества, со сдачей результатов работ, с перечислением платежей, принятием исполнения и т. п.) может свидетельствовать о направленности действительной воли на признание и исполнение соответствующих обязательств (Постановление Арбитражного суда МО от 16.03.2015 № Ф05-1388/2015).

В такой ситуации одна из сторон договора будет не вправе в дальнейшем ссылаться на формальное несогласование в договоре условия о возможности использования электронной почты, а также ставить вопрос о том, что она не получила какой-либо корреспонденции, а электронную переписку считает ненадлежащим доказательством, поскольку такое недобросовестное поведение будет считаться злоупотреблением правом, что недопустимо в силу ст. 10 ГК РФ (Постановление ФАС МО от 17.02.2014 № Ф05-583/2014).

К примеру, получив от своего контрагента уведомление о расторжении договора по электронной почте, соответствующая сторона договора, действуя добросовестно и разумно, должна при возникновении у нее сомнений в статусе договора запросить у контрагента разъяснения. Не сделав этого, она выражает свое согласие с расторжением договора, что лишает ее права в дальнейшем выставлять счета на последующие месяцы после расторжения договора.

Точность формулировок

Для придания переписке по электронной почте обязательной юридической силы будет недостаточно просто указать в реквизитах договора адреса электронной почты (определенные адреса электронных почтовых ящиков или указание «любые адреса электронной почты с определенного домена»), необходимо также закрепить ряд условий о том, какой порядок признания доказательств стороны согласовали. Так, условие об использовании электронного документооборота можно сформулировать в виде следующих положений:

1.Стороны признают обязательную силу за перепиской по адресам e-mail, указанным в настоящем договоре, и пересылаемыми посредством нее документами (содержимое электронных писем). Простые распечатки (скриншоты) с почтовых ящиков подтверждают факт оказания услуг, выполнения работ, обмен документами, изменение ранее заключенного договора и другие юридически значимые действия.

2.Стороны обязуются сообщать друг другу обо всех случаях взлома или иного несанкционированного доступа к их электронным почтовым ящикам. В отсутствие такого уведомления исполнение, произведенное стороной настоящего договора с учетом имеющейся у нее информации, признается надлежащим и лишает вторую сторону права ссылаться на указанные обстоятельства.

3. Стороны признают и соглашаются с тем, что любые письма, заявления, заявки и уведомления, а также любая иная без исключения деловая корреспонденция, отправленная с адресов электронной почты, указанных в настоящем договоре, является исходящей от надлежащим образом уполномоченных представителей сторон и в том случае, когда они не содержат сведений об отправителе.

Если ни законодательно, ни соглашением сторон требования к документированию информации по тем или иным правоотношениям не установлены, участники гражданского оборота вправе использовать обмен электронными письмами без проставления электронной подписи при условии, что такие письма позволяют установить отправителя, адресата, дату и время его отправки и информацию о получении, чтобы их можно было расценивать как относимые, допустимые и достоверные доказательства (Постановление ФАС ВСО от 03.06.2014 по делу № А33-15050/2013).

Читайте также:  Учет годовой премии при расчете среднего заработка

В связи с этим переписка сторон по электронной почте при рассмотрении тех или иных споров должна оцениваться наряду с иными доказательствами (п. 9 Обзора по вопросам судебной практики, возникающим при рассмотрении дел о защите конкуренции и дел об административных правонарушениях в указанной сфере, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 16.03.2016).

Установление принадлежности конкретных адресов электронной почты может быть осуществлено различными способами: почта может быть размещена на сайте, на фирменных бланках, в переписке, следовать из действий самого участника гражданского оборота, например из адресованных в суд процессуальных документов и др.

В случае возникновения спора суду на обозрение следует не только представлять простые распечатки скриншотов электронного почтового ящика (снимки экрана) при условии, что из содержания усматривается допущенное нарушение (п. 52 Обзора судебной практики по делам, связанным с разрешением споров о защите интеллектуальных прав, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 23.09.2015), но и давать возможность ознакомится с его содержимым непосредственно в судебном заседании, сообщив логин и пароль для доступа к нему, которые потом всегда можно поменять.

В противном случае такие доказательства суд может отклонить со ссылкой на то, что не известен источник их получения (Постановление Арбитражного суда МО от 27.08.2015 по делу № А40-174193/14). При этом необходимо сохранять не только распечатки и содержимое электронных писем исполнителя, но и аналогичные документы со стороны заказчика в подтверждение того, что услугу он заказывал.

Если в распоряжении суда при рассмотрении спора будут письма заказчика о заказе услуги и письмо исполнителя в подтверждение ее оказания с приложением соответствующих текстов консультаций, процессуальных и иных документов, то, скорее всего, требования последнего о взыскании абонентского вознаграждения удовлетворят. И, наоборот, если исполнитель услуги оказал, но не представил доказательств того, что заказчик к нему за ними обращался, такие услуги не будут рассматриваться как оказанные в рамках заключенного договора.

Все средства хороши

Аналогичным образом обстоит дело и в случае с использованием факса в деловом обороте при условии согласования сторонами конкретных номеров факсов в своем договоре (Постановление ФАС ДО от 18.01.2010 по делу № Ф03-6108/2009) с указанием на возможность его использования (Постановление ФАС МО от 24.08.2006 по делу № КГ-А40/7866-06). Суды допускают использование данного средства коммуникаций для заключения договора (Постановление ФАС ВВО от 20.04.2009 по делу № А82-12655/2008-28), для изменения его условий (Постановление Президиума ВАС РФ от 25.03.1997 № 4670/96), а также для иных случаев. Соответственно акты об оказанных услугах, отчеты о проделанной работе и иную информацию и документы исполнитель также вправе высылать заказчику при помощи факса, если такой порядок взаимодействия был ими согласован в договоре.

Дополнительным подтверждением факта оказания услуг будут распечатки с личных кабинетов с сайтов оператора телефонной связи с приложением детализации телефонных переговоров. Акт или отчет об оказанных услугах, кроме того, может также размещаться в личном кабинете заказчика на сайте исполнителя (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.02.2016 по делу № 33-5297). Если такая возможность была прямо предусмотрена заключенным между ними договором, то раскрытие информации в таком порядке в судебной практике признается надлежащим способом (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 15.10.2015 № 33-16821/2015).

Как правильно «уведомить письменно»?

Часто мы сталкиваемся с необходимостью кого-либо уведомить: работодателя – об увольнении, продавца – о претензии к качеству товара, соседей – о продаже комнаты и во множестве других ситуаций. Когда речь идет о необходимости «уведомить письменно» следует знать, что это юридически значимое действие, имеющее соответствующие последствия.

Многие гражданские судебные процессы можно инициировать только после прохождения досудебного урегулирования. То есть необходимо доказать, что были предприняты попытки договориться до обращения в суд. А если вторая сторона отказывается идти на компромисс или вовсе игнорирует обращения? И в таких случаях закон разрешает обратиться в суд. Но обязательным условием принятия иска к рассмотрению является подтверждение того, что истец должным образом уведомил ответчика.

Способ избежать суда

Только ли для суда важно правильное письменное уведомление? Вовсе нет! Вы ведь не хотите судиться? Будьте уверены: тот, кого вам нужно уведомить – тоже. Получив от вас письменное уведомление, например, отправленное нотариусом (об этом ниже) он поймет, что вы:

  • готовы довести дело до суда;
  • достаточно юридически грамотны, чтобы отстоять в суде свои интересы.

А это – прямой путь к досудебному урегулированию ситуации.

Форма уведомления

Все уведомления, с которыми приходится иметь дело гражданам, можно условно разделить на:

  • уведомление различных государственных и муниципальных органов;
  • юридически значимые сообщения в гражданско-правовых отношениях.

При уведомлении гос. органов чаще всего используются формы, утвержденные различными подзаконными нормативными актами (административными регламентами, инструкциями, приказами, письмами различных министерств и ведомств).

В гражданско-правовых отношениях уведомления производятся, как правило, в свободной форме.

Иногда стороны договора, чтобы облегчить себе жизнь, делают формы наиболее важных извещений и уведомлений приложениями к заключаемому договору.

Способы уведомления

С 1 сентября 2013 г порядок передачи юридически значимых документов регулируется статьей 165.1 ГК РФ. Называться «юридически значимый» документ может по-разному: претензия, требование, уведомление, заявление. Утвержденное в законе правило их доведения до адресата довольно гибкое, в нем НЕ указаны:

  • обязательные способы доставки,
  • форма, в которой надлежит направлять соответствующий документ.

Но при этом закон гласит, что юридические последствия наступают с момента его доставки. Соответственно, в интересах отправителя уведомления передать его так, чтобы иметь на руках доказательства доставки адресату. Тем более что при возникновении судебного спора доказывать факт уведомления должно будет именно он. Поэтому, если вы не хотите потом с помощью показаний свидетелей доказывать в суде, что уведомляли устно – уведомляйте письменно!

Оптимальные варианты письменного уведомления – те, которые позволяют доказать факт получения этого документа документально:

  • заказным письмом с уведомлением о вручении;
  • ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.
  • курьерской службой;
  • вручение адресату лично.

В статье 113 ГПК РФ упоминаются еще такие варианты уведомления:

Но пользоваться этими методами не стоит из-за сложности доказывания факта получения уведомления. В основном они применяются судом для вызова участников процесса на заседание. Стоит отметить, что в рамках ГПК РФ суды не обязаны фиксировать получение отправленной ими корреспонденции, им достаточно одного факта направления. Но при этом ответчик имеет полное право оспорить получение, чем существенно затянет процесс. Поэтому истец имеет право дополнительно позаботиться об уведомлении ответчика о том, что против него подан иск.

Личное вручение

Уведомление может вручаться лицу, которому оно адресовано, либо его уполномоченному представителю. При личном вручении от уведомляемого нужно добиться, чтобы он поставил отметку о получении на втором экземпляре вручаемого документа. Она должна содержать:

  • надпись «документ получил» или «получено»;
  • фамилию и инициалы получающего;
  • его подпись;
  • дату получения.

При вручении уведомления рекомендуется убедиться в личности получателя, а при вручении уведомления представителю – также и в его праве принимать корреспонденцию.

Для юридических лиц предусмотрена еще и обязанность регистрации поступившего уведомления в журнале регистрации корреспонденции с присвоением номера. Этот номер также необходимо указать на втором экземпляре вручаемого документа, остающемся у уведомляющего.

Не будет считаться правильным уведомлением просто передача документа «из рук в руки». Доказать его вручение будет практически невозможно. Это стоит учитывать, если, например, вы отдали документ сотруднику канцелярии, не проконтролировав, чтобы его должным образом зарегистрировали. Нередко такие обращения впоследствии «теряются».

Письмо Почтой России

Уведомление посредством услуг Почты России – наиболее распространенный способ. При этом допустимо использование таких вариантов отправки писем:

  • заказным с уведомлением о вручении;
  • ценным с описью и уведомлением о вручении.

Простым письмом уведомлять нельзя. Причина такого запрета – невозможность в дальнейшем подтвердить его получение адресатом.

Разница между заказным и ценным письмами в данном контексте состоит в том, что после отправления заказного письма у отправителя остается только чек, подтверждающий факт его отправки. А в случае ценного письма – не только чек, но и опись вложений, подтверждающая то, какие именно документы были отправлены. Возможность составления описи вложений для писем без объявленной ценности правилами Почты России не предусмотрена. Поэтому вариант уведомления ценным письмом с описью и уведомлением о вручении является предпочтительным.

Читайте также:  Обязательно вести книгу доходов и расходов

Почтовыми правилами, утвержденными Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012г. №114-п, предусмотрен такой порядок письменного уведомления:

1. Отправитель подготавливает два экземпляра описи вложения ф. 107 в конверт и заполненный бланк ф. 119, передает их вместе с незапечатанным конвертом сотруднику отделения связи. В описи следует указывать наименования всех документов максимально подробно: количество листов в каждом документе, дату его составления, другие реквизиты. Объявленная ценность письма значения не имеет – вполне можно ограничиться 10 рублями.

2. Работник проверяет, правильно ли указаны вложенные документы в описи, проставляет отметки об отправке на экземплярах описи. Один экземпляр описи вкладывается в конверт и запечатывается работником почты, второй возвращается отправителю.

3. На бланке почтового извещения о вручении проставляются необходимые отметки, и он прикрепляется к конверту. После вручения будут заполнены необходимые графы на бланке, и он будет возвращен отправителю почтовым отправлением.

4. После оплаты услуги сотрудник почты дает отправителю чек.

5. В дальнейшем отправителю необходимо сохранить чек и извещение.

Куда отправлять письмо?

При составлении договоров следует согласовывать адрес, куда будут направляться юридически значимые сообщения и закреплять обязанность сторон уведомлять друг друга о смене адресов (желательно до их смены). Также следует указать, что в случае невыполнения обязанности уведомить контрагента о смене адреса, сторона-нарушительница несет все риски, связанные с неполучением направляемых ей документов.

Если договор по каким-либо причинам отсутствует, стоит действовать в соответствии с разъяснениями Верховного суда РФ, содержащимися в п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25. Уведомление будет считаться направленным надлежащим образом, если оно отправлено:

  • физическому лицу – по адресу его регистрации или указанному им в договоре.
  • юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю – по адресу, указанному, соответственно, в ЕГРЮЛ или в ЕГРИП.

При направлении письменных уведомлений по вышеуказанным адресам либо по адресам, указанным в договоре, они считаются полученными даже в случае фактического нахождения адресата в другом месте.

Что делать, если адресат уклоняется от получения уведомления на почте?

Специально для таких ситуаций в ч.1 ст.165.1 ГК РФ предусмотрено, что если адресат уклоняется от получения письма, то оно считается врученным (соответственно адресат считается получившим письменное уведомление, ознакомившимся с ним). Так, согласно разъяснению Верховного суда РФ (п. 67 вышеуказанного Постановления Пленума), письменное уведомление считается доставленным, если:

  • оно было направлено по надлежащему адресу (см. выше);
  • адресат не явился в отделение связи и не получил соответствующее письмо с уведомлением о вручении;
  • в результате чего письмо возвращено по истечении срока хранения.

Поэтому уклониться от получения правильно направленного уведомления не получится.

Курьер

Алгоритм уведомления посредством курьерской службы схож с предыдущим способом. Только доставку корреспонденции осуществляет не «Почта России», а конкретная курьерская организация. Плюс этого варианта – скорость. Минус – более высокая стоимость.

Уведомление по e-mail

Если уведомление направляется при помощи электронной почты, у адресата должна быть возможность установить от кого оно исходит. С этой целью обычно в тексте договора указывают адреса электронной почты, с которых будут направляться письма. Также подтвердить электронный адрес можно путем направления лицу, с которым предполагается обмен юридически значимой информацией, письменного сообщения, содержащего адрес своей электронной почты.

Необходимо понимать, что факт получения адресатом уведомления, возможно, придется доказывать в суде. В этой связи уведомления посредством электронной почты – далеко не оптимальный вариант. Хотя многие предпочитают именно такой вид связи за его оперативность. В таких случаях можно посоветовать согласовать в договоре одновременное направление уведомлений электронной (или факсимильной) связью и, одновременно, – почтой, курьерской службой, личным вручением.

Уведомление с помощью нотариуса

При необходимости иметь на руках «максимально весомое доказательство» отправления и вручения уведомления, можно воспользоваться возможностью, предоставленной статьей 86 Основ законодательства РФ о нотариате – передачей документов адресату нотариусом.

Уведомление через нотариуса – относительно дорогостоящая процедура. Тем не менее, она может быть полезна в ситуациях, когда:

  • цена вопроса намного выше стоимости услуг нотариуса;
  • нужно оказать психологическое давление на контрагента;
  • требуется иметь максимум доказательств направления уведомления и принятия всех возможных мер для того, чтобы оно дошло до адресата.

Возможна передача документов нотариусом как в обычной письменной форме (на бумажном носителе), так и электронной почтой (документы заверяются электронной подписью нотариуса). При этом в качестве доказательств отправки и вручения документов нотариус выдает соответствующие свидетельства.

Устное уведомление

Имеется нюанс, вытекающий из содержания ч. 3 ст. 159 ГК РФ. Если между сторонами подписан договор и там не предусмотрена обязанность письменно уведомлять другую сторону о различных обстоятельствах, влияющих на исполнение договора, либо прямо предусмотрена возможность устных уведомлений, то стороны вольны ими довольствоваться. Однако это чревато тем, что в случае возникновения судебного спора в суде будет сложно доказать факт того, что такие уведомления имели место. Но наличие в договоре прямых указаний на необходимость устных уведомлений не лишает сторону права направить письменное уведомление в ситуации, когда она считает нужным получить доказательства доведения информации до адресата.

Сегодня суды нередко принимают в качестве письменного доказательства электронную переписку. Однако для этого она должна обладать юридической силой. Между тем четкие и единые правила и методики определения легитимности виртуальной корреспонденции до сих пор не выработаны, что приводит к большому количеству проблем.

Рассмотрим несколько способов придания электронным письмам юридической силы.

Давно прошли времена, когда единственным средством связи были письма, выполненные на бумаге. Развитие хозяйственных отношений между субъектами экономической деятельности уже немыслимо без использования информационных технологий. Это особенно актуально, когда контрагенты находятся в разных городах или даже странах.

Общение посредством электронной связи способствует снижению материальных издержек, а также позволяет в кратчайшие сроки выработать общую позицию по конкретным вопросам.

Однако такой прогресс не стоит рассматривать только с положительной стороны. Между субъектами экономических отношений нередко возникают различные споры, для их разрешения обращаются в судебные инстанции. Суд выносит решение на основе оценки доказательств, предоставленных сторонами.

При этом анализируются относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимная связь доказательств в их совокупности. Данное правило закреплено как в АПК РФ (п. 2 ст. 71), так и в ГПК РФ (п. 3 ст. 67). В процессе определения допустимости и достоверности предоставленных доказательств суд часто задает вопросы, решение которых в значительной мере влияет на исход дела.

Использование электронного документооборота в отношениях хозяйствующих субъектов регламентировано нормами ГК РФ. В частности, в п. 2 ст. 434 указано: договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

В соответствии с п. 1 ст. 71 ГПК РФ и п. 1 ст. 75 АПК РФ письменным доказательством является содержащая сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, деловая корреспонденция, выполненная в форме цифровой записи и полученная при помощи электронной связи.

Для использования электронных документов в судопроизводстве требуется соблюдение двух условий. Во-первых, как уже указывалось, они должны обладать юридической силой. Во-вторых, документ должен быть доступен для прочтения, то есть содержать общепонятную и доступную для восприятия информацию.

Это требование вытекает из общих правил судопроизводства, предполагающих непосредственность восприятия судьями информации из источников доказательств.

Зачастую суд отказывает в приобщении в качестве доказательств к материалам дела электронной переписки, не отвечающей приведенным условиям, и впоследствии выносит решение, не удовлетворяющее законные требования заинтересованной стороны.

Рассмотрим основные способы легитимации электронной переписки до и после начала производства по делу.

Работа с нотариусом

Если производство по делу еще не началось, то для придания электронной переписке юридической силы нужно привлечь нотариуса. В абзаце 1 ст. 102 Основ законодательства о нотариате (Основы) сказано, что по просьбе заинтересованных лиц нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в суде или административном органе, если есть причины полагать, что представление доказательств впоследствии станет невозможным или затруднительным. А в абзаце 1 ст. 103 Основ оговорено, что в порядке обеспечения доказательств нотариус производит осмотр письменных и вещественных доказательств.

Читайте также:  Получение травмы на рабочем месте

Согласно абзацу 2 ст. 102 Основ нотариус не обеспечивает доказательства по делу, которое в момент обращения к нему заинтересованных лиц находится в производстве суда или административного органа. В противном случае суды признают нотариально заверенную электронную переписку недопустимым доказательством (Постановление Девятого ААС от 11.03.2010 № 09АП-656/2010-ГК).

Стоит напомнить, что исходя из ч. 4 ст. 103 Основ обеспечение доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательства.

В порядке осмотра доказательств составляется протокол, в котором кроме подробного описания действий нотариуса также должны содержаться сведения о дате и месте проведения осмотра, нотариусе, производящем осмотр, о заинтересованных лицах, участвующих в нем, а также перечисляться обстоятельства, обнаруженные при осмотре. Сами электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу, который подписывается участвующими в осмотре лицами, нотариусом и скрепляется его печатью. В силу Определения ВАС РФ от 23.04.2010 № ВАС-4481/10 нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика признается надлежащим доказательством.

В настоящее время далеко не все нотариусы предоставляют услуги по заверению электронных писем, а стоимость их достаточно высока. Для примера: один из нотариусов города Москвы взимает 2 тыс. рублей за одну страницу описательной части протокола.

Заинтересованное в обеспечении доказательств лицо обращается к нотариусу с соответствующим заявлением. В нем должно быть указание на:

  • доказательства, подлежащие обеспечению;
  • обстоятельства, которые подтверждаются этими доказательствами;
  • основания, по которым требуется обеспечение доказательств;
  • отсутствие на момент обращения к нотариусу дела в производстве суда общей юрисдикции, арбитражного суда или административного органа.

Учитывая технический процесс передачи электронных писем, местами обнаружения электронной почты могут быть компьютер адресата, почтовый сервер-отправитель, почтовый сервер-получатель, компьютер лица, которому адресована электронная корреспонденция.

Нотариусы производят осмотр содержимого электронного ящика либо дистанционно, то есть используют удаленный доступ к почтовому серверу (им может быть сервер провайдера, предоставляющего услугу электронной связи по договору; почтовый сервер регистратора доменного имени или бесплатный почтовый интернет-сервер), либо непосредственно с компьютера заинтересованного лица, на котором установлена программа работы с электронной почтой (Microsoft Outlook, Netscape Messenger и др.).

При удаленном осмотре помимо заявления нотариусу могут понадобиться разрешения от регистратора доменного имени или интернет-провайдера. Все зависит от того, кто именно осуществляет поддержку работы почтовых ящиков или электронного почтового сервера по договору.

Заверение у провайдера

Постановлениями Девятого ААС от 06.04.2009 № 09АП-3703/2009-АК, от 27.04.2009 № 09АП-5209/2009, ФАС МО от 13.05.2010 № КГ-А41/4138-10 закреплено, что суды также признают допустимость электронной корреспонденции, если она заверена у интернет-провайдера или у регистратора доменного имени, которые отвечают за управление почтовым сервером.

Провайдер или регистратор доменного имени заверяет электронную переписку по запросу заинтересованной стороны лишь в том случае, если управляет почтовым сервером и такое право прописано в договоре на оказание услуг.

Однако объем электронной корреспонденции может быть достаточно большим, что в свою очередь способно затруднить процесс предоставления документов на бумажных носителях. В связи с этим суд иногда допускает предоставление электронной корреспонденции на электронных носителях. Так, Арбитражный суд Московской области, вынося Решение от 01.08.2008 по делу № А41-2326/08, ссылался на допустимость электронной переписки, предоставленной в суд на четырех CD-дисках.

Но при рассмотрении дела в апелляционной инстанции Десятый ААС Постановлением от 09.10.2008 по делу № А41-2326/08 ссылку на электронную переписку признал необоснованной и отменил решение суда первой инстанции, указав, что заинтересованная сторона не представила какие-либо документы, предусмотренные заключенным сторонами договором.

Таким образом, электронные письма, касающиеся предмета спора, должны быть поданы в суд в письменном виде, а все остальные документы могут быть представлены на электронных носителях.

Доказать факты, изложенные в виртуальной корреспонденции, поможет подтверждение содержания писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке. Применение иных письменных доказательств отражено в Постановлении Девятого ААС от 20.12.2010 № 09АП-27221/2010-ГК. Между тем суд, рассматривая дело и оценивая предоставленные сторонами доказательства, вправе не считать допустимой бумажную переписку со ссылками на электронную корреспонденцию.

Он лишь принимает ее во внимание и выносит решение на основании комплексного анализа всех предъявленных доказательств.

За помощью к эксперту

Если производство по делу уже началось, то для придания электронной корреспонденции юридической силы необходимо воспользоваться правом привлечения эксперта. В п. 1 ст. 82 АПК РФ регламентировано, что для разъяснения возникающих при рассмотрении дела вопросов, требующих специальных знаний, арбитражный суд назначает экспертизу по ходатайству лица, участвующего в деле, или с согласия участвующих в нем лиц.

Если назначение экспертизы предписано законом или договором, либо требуется для проверки заявления о фальсификации представленного доказательства, либо если необходимо проведение дополнительной или повторной экспертизы, арбитражный суд может назначить экспертизу по своей инициативе. Назначение экспертизы с целью проверки представленных доказательств предусмотрено также ст. 79 ГПК РФ.

В ходатайстве на назначение судебной экспертизы нужно указать организацию и конкретных экспертов, которые будут ее осуществлять, а также круг вопросов, для решения которых заинтересованная сторона решила обратиться к суду о назначении экспертизы. Кроме того, следует представить информацию о стоимости, сроках такой экспертизы и внести на депозит суда полную сумму на ее оплату. Привлеченный эксперт должен удовлетворять требованиям, установленным для него в ст. 13 Федерального закона «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации».

Приобщение к материалам дела в качестве доказательства заключения эксперта о подлинности электронной переписки подтверждается судебной практикой (Решение Арбитражного суда города Москвы от 21.08.2009 по делу № А40-13210/09-110-153; Постановление ФАС МО от 20.01.2010 № КГ-А40/14271-09).

На основании договора

В п. 3 ст. 75 АПК РФ отмечено, что документы, полученные посредством электронной связи, признаются в качестве письменных доказательств, если это прописано в договоре между сторонами. Соответственно, необходимо указывать, что стороны признают равную с подлинниками юридическую силу переписки и документов, полученных посредством факсимильной связи, Интернета и других электронных способов связи. При этом в договоре должен быть определен адрес электронной почты, с которого будет идти электронная переписка, и информация о доверенном лице, уполномоченном на ее ведение.

В договоре надо прописать, что обозначенный адрес электронной почты используется сторонами не только для рабочей переписки, но и для передачи результатов работ, что подтверждается позицией ФАС МО в Постановлении от 12.01.2009 № КГ-А40/12090-08. В Постановлении Девятого ААС от 24.12.2010 № 09АП-31261/2010-ГК подчеркнуто, что в договоре должна быть оговорена возможность использования электронной почты для утверждения технического задания и предъявления претензий к качеству оказанных услуг и выполненных работ.

Помимо этого, стороны могут предусмотреть в договоре, что уведомления и сообщения, отправленные по электронной почте, признаются ими, но должны дополнительно подтверждаться в течение определенного срока курьерской или заказной почтой (Постановление Тринадцатого ААС от 25.04.2008 № А56-42419/2007).

Подводя итог, можно сказать, что на сегодняшний момент сложилась практика применения судами электронной корреспонденции в качестве письменного доказательства. Однако, учитывая требования процессуального законодательства в части допустимости и достоверности доказательств, виртуальная переписка принимается судом во внимание, только если обладает юридической силой.

В связи с этим возникает большое количество проблем, поскольку единая методика определения легитимности электронной корреспонденции до сих пор не сформирована. Право заинтересованной стороны обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств закреплено, но отсутствует нормативный акт Министерства юстиции РФ, регламентирующий порядок предоставления нотариусами таких услуг. В результате нет и единого подхода к определению их стоимости и формированию четкого механизма реализации данного права.

Существует несколько способов придания электронной переписке юридической силы в целях ее предоставления в качестве доказательства в суде: обеспечение электронной корреспонденции у нотариуса, заверение у интернет-провайдера, путем ссылок на электронные письма в дальнейшей бумажной переписке, а также подтверждение их подлинности судебной экспертизой.

Грамотный подход к своевременному обеспечению электронной переписки в качестве письменного доказательства позволит хозяйствующим субъектам в полном объеме восстановить свои нарушенные права при разрешении споров.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector